PDF document

- 1 -

Userid: CPM Schema: instrx Leadpct: 100% Pt. size: 9 Draft Ok to Print
AH XSL/XML Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source (Init. & Date) _______

Página 1 de 9 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

Department of the Treasury
Internal Revenue Service
Instrucciones para el

Formulario W-3C (PR)

(Instructions for Form W-3C

(PR))

(Rev. diciembre de 2023)
Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos
(Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements)

Las secciones a las cuales se hace referencia abajo Northern Mariana Islands (Guía tributaria federal para
corresponden al Código Federal de Impuestos Internos a menos empleadores en las Islas Vírgenes Estadounidenses, Guam, la
que se indique de otra manera. Samoa Estadounidense y la Mancomunidad de las Islas
Marianas del Norte); y la Publicación 179, Guía Contributiva
Federal para Patronos Puertorriqueños, se ha incluido en la
Acontecimientos Futuros Publicación 15 de 2024. Las Publicaciones 51, 80 y 179 no
Para obtener la información más reciente sobre los estarán disponibles después de 2023. La Publicación 15 (sp),
acontecimientos relacionados con el Formulario W-3C (PR) y Guía Tributaria para Empleadores, es la nueva publicación en
sus instrucciones, como legislación promulgada después de que español disponible para empleadores que prefieren español, ya
dichos documentos se hayan publicado, visite IRS.gov/ sea que se encuentren en los Estados Unidos o en cualquiera
FormW3PR. de los territorios.
Formulario 941-SS. Comenzando en el primer trimestre de
Formularios, instrucciones y publicaciones en español. 2024, el Formulario 941-SS, Employer’s QUARTERLY Federal
Para descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y Tax Return (American Samoa, Guam, the Commonwealth of
publicaciones que están disponibles en español, acceda a Northern Mariana Islands, and the U.S. Virgin Islands)
IRS.gov/SpanishForms. (Declaración del impuesto federal trimestral del empleador (la
Samoa Estadounidense, Guam, la Mancomunidad de las Islas
¿Qué Hay de Nuevo? Marianas del Norte y las Islas Vírgenes Estadounidenses)), ya
Presentación electrónica de declaración. La Taxpayer First no estará disponible. Los empleadores en los territorios que
Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), presentaban el Formulario 941-SS tienen que presentar el
promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al Departamento del Formulario 941, el cual ha sido adaptado para su uso. Cualquier
Tesoro y al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas empleador que prefiera el Formulario 941 y sus instrucciones en
en inglés), a emitir reglamentos que disminuyen el límite de español, esté localizado en los Estados Unidos o en cualquiera
declaraciones presentadas electrónicamente. La Treasury de sus territorios, puede presentar un nuevo Formulario 941 (sp)
Decision 9972 (Decisión Tributaria 9972), publicada el 23 de en español.
febrero de 2023, enmendó los reglamentos de la sección Cambios en la MSRRA. La sección 18 de la Veterans Auto and
301.6011-2 para cambiar las reglas de presentación electrónica Education Improvement Act of 2022 (P.L. 117-333) (Ley de
para ciertas declaraciones informativas, incluyendo los Mejoras de Automóviles y Educación para Veteranos de 2022
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. (Ley Pública 117-333)), promulgada el 5 de enero de 2023,
Requisitos para los Formularios W-2c. Los reglamentos cambió las reglas de residencia para propósitos tributarios para
modificaron los requisitos para la presentación electrónica del cónyuges de un miembro de las Fuerzas Armadas. Los
Formulario W-2c, incluyendo la presentación electrónica del cónyuges (cónyuges civiles) de un miembro de las Fuerzas
Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir los Formularios Armadas ya no necesitan haber tenido la misma residencia
499R-2/W-2PR presentados originalmente. Estas reglas tributaria que el miembro de las Fuerzas Armadas antes de
modificadas son distintas a las reglas para la presentación trasladarse con el fin de mantener su residencia anterior.
electrónica de las declaraciones originales. Si usted está Además, para cualquier año tributario en que el matrimonio esté
requerido a presentar electrónicamente el Formulario en vigor, miembros de las Fuerzas Armadas y sus cónyuges
499R-2/W-2PR original, usted tiene que presentar civiles pueden elegir usar la residencia del miembro de las
electrónicamente cualquier Formulario 499R-2c/W-2cPR para Fuerzas Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto
corregir ese formulario. Si se le permitió presentar el Formulario permanente donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas
499R-2/W-2PR original en papel y usted lo presentó en papel, Armadas, independientemente de la fecha en que el matrimonio
entonces usted tiene que presentar en papel cualquier entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió.
Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir ese formulario. Acceda a Military Spouses Residency Relief Act MSRRA ( ) (Ley
de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares o MSRRA,
Cambios en formularios y publicaciones para 2024. Ciertos por sus siglas en inglés) para más información.
cambios en formularios y publicaciones para 2024 se han
incorporado en estas instrucciones según se explica a Formulario W-3C (PR) se ha actualizado. El Formulario
continuación. W-3C (PR) actualizado se publicó el 16 de agosto de 2023. Este
Publicaciones 51, 80 y 179. Información específica a la formulario tiene la fecha de revisión (Rev. 8-2023) a mano
Publicación 51, Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía derecha del W-3C (PR) en negrilla. Se hicieron actualizaciones
tributaria para empleadores agropecuarios); la Publicación 80, editoriales para alinear el formulario de corrección con el
Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Formulario W-3 (PR) actual.
Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the

Feb 20, 2024 Cat. No. 26401P

- 2 -

Page 2 of 9         Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source                                  13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actuali-         Social o FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado 
zado. Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener     en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al 
acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus    empleador comenzar a retener el Impuesto Adicional del 
siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales desde el  Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o 
25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus credenciales lo     compensación en exceso de $200,000 a un empleado y 
antes posible para evitar cualquier demora en la presentación      continuar reteniendo dicho impuesto hasta el fin del año natural. 
electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/             El Impuesto Adicional del Medicare se le impone únicamente al 
W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por el BSO sin       empleado. No hay porción correspondiente al empleador del 
tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta.   Impuesto Adicional del Medicare. Todo salario o compensación 
Los nuevos usuarios y actuales deben permitir por lo menos 2       sujeto al impuesto del Medicare está sujeto a la retención del 
semanas para completar el proceso de registro. Para más            Impuesto Adicional del Medicare si es pagado en exceso del 
información, acceda a la página web de la Administración del       límite de retención de $200,000.
Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) en SSA.gov/bso.      Para más información sobre el Impuesto Adicional del 
                                                                   Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs.
Alivio tributario por desastres. Se le está proveyendo alivio 
tributario a personas que han sido afectadas por desastres         A menos que se indique de otro modo, las referencias al 
recientes. Si desea más información sobre el alivio tributario que impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del 
hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse         Medicare.
sobre Español.                                                     Pagos de indemnización por despido.   Los pagos de 
                                                                   indemnización por despido son salarios que están sujetos a los 
Recordatorios                                                      impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica 
Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA.       La fecha    en el apartado 15 Reglas Especiales para Varias Clases de , 
de vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y       Servicios y de Pagos, de la Publicación 15, los pagos de 
W-3 (PR) ante la SSA correspondientes al año tributario 2024 es    indemnización por despido también están sujetos al impuesto 
el 31 de enero de 2025, sin tomar en cuenta si usted presenta      conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de 
su formulario en papel o electrónicamente.                         Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en 
                                                                   inglés).
Informes de salarios denegados por la SSA.       La SSA 
denegará los informes electrónicos y en papel del Formulario       Información de contacto.  Tiene que proporcionar el nombre 
499R-2/W-2PR bajo las siguientes circunstancias:                   del empleador (o de la persona de contacto designada por el 
•  El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del         empleador), el número de teléfono, el número de fax y la 
Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos  dirección de correo electrónico (email) del mismo. La SSA le 
al impuesto del Seguro Social;                                     notificará al empleador a través del correo electrónico o correo 
•  El impuesto del Seguro Social es mayor que cero; pero hay       postal si éste tiene que corregir y enviar de nuevo algún informe 
cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social; y  relacionado con la información provista en el Formulario W-3C 
•  El impuesto del Medicare es mayor que cero; pero hay un         (PR).
total de cero salarios y propinas sujetos al impuesto del          Military Spouses Residency Relief Act MSRRA (       ). Puede ser 
Medicare.                                                          que a usted se le requiera informar salarios e impuestos en un 
   Además, los informes electrónicos y en papel de los             formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el 
Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR              empleado reclama residencia o domicilio conforme a la MSRRA 
correspondientes a empleadores domésticos se denegarán bajo        en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito 
las siguientes circunstancias:                                     de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Mancomunidad de 
•  El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro  las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas 
Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la     Vírgenes Estadounidenses.
retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare        La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge que no es 
para un empleado doméstico y                                       miembro de las Fuerzas Armadas (cónyuge civil) de un miembro 
•  Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare son    de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar 
menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la             su residencia o domicilio previo para propósitos tributarios 
retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare        (domicilio tributario) cuando acompaña a su cónyuge militar, el 
para un empleado doméstico.                                        cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a 
   Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en     un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los 
un informe de salarios, un mensaje de error alertará al remitente  50 estados, el Distrito de Columbia o un territorio 
para que corrija el informe. Si las condiciones descritas          estadounidense.
anteriormente se encuentran en un informe de salarios en papel,    Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero 
la SSA le notificará por correo electrónico o por correo postal    reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50 
sobre la denegación del informe a la persona que presentó          estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar 
dicho informe. Se le pedirá al empleador que corrija el informe y  servicios no serían considerados como ingresos sujetos a 
lo envíe nuevamente a la SSA.                                      impuesto para propósitos de las tributaciones puertorriqueñas. 
                                                                   Los impuestos federales sobre los ingresos deben ser retenidos 
Nota: No escriba “corrected” (corregido) ni “amended”              y enviados al IRS. Los impuestos estatales y locales sobre los 
(enmendado) en ninguno de los informes presentados de nuevo.       ingresos pueden tener que retenerse y ser enviados a las 
   Si es empleador de empleados domésticos, vea la                 autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las 
Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía              autoridades tributarias estatales, locales o territoriales 
tributaria para empleadores de empleados domésticos).              estadounidenses en referencia con sus obligaciones retentivas 
                                                                   conforme a la MSRRA.
Impuesto Adicional del Medicare. Además de retener el 
impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador está requerido       Sin embargo, para cualquier año tributario en que el 
a retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare en los       matrimonio esté en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y 
salarios o compensación conforme a la Federal Insurance            el cónyuge civil pueden elegir usar la residencia del miembro de 
Contributions Act (Ley de la Contribución Federal al Seguro        las Fuerzas Armadas, la residencia del cónyuge civil o del 

2                                                Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)

- 3 -

Page 3 of 9 Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

puesto permanente donde prestará servicio el miembro de las presentación electrónica para su negocio u organización. Para
Fuerzas Armadas para propósitos tributarios, obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar
independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2
cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió. Filing Instructions & Information (Instrucciones e información
En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le para empleadores sobre la presentación de Formularios W-2) en
permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las SSA.gov/employer. Seleccione Publications & Forms
Fuerzas Armadas o el puesto permanente donde prestará (Publicaciones y formularios), pulse sobre el enlace
servicio el miembro de las Fuerzas Armadas. Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically
(EFW2/EFW2C) (Especificaciones para la presentación
Informe del resumen de compensación por enfermedad de electrónica de Formularios W-2 y W-2c) y luego seleccione el
tercero pagador. Para obtener información sobre cómo se documento correspondiente. Esta información también está
informa el resumen de compensación por enfermedad de disponible llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la
tercero pagador, vea el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay Declaración de Empleadores al 800-772-6270 (800-325-0778, si
Recap (Resumen de compensación por enfermedad de tercero es usuario de equipo TTY) o llamando a su Employer Services
pagador). Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para
empleadores o ESLO, por sus siglas en inglés) de la SSA al
Instrucciones Generales 212-264-3455.
Propósito del Formulario Para más información sobre la presentación electrónica
CONSEJO de Formularios 499R-2c/W-2cPR y Formularios W-3C
Use el Formulario W-3C (PR) para transmitir uno o más (PR) ante la SSA, visite la página web de la SSA titulada
Formularios 499R-2c/W-2cPR, Comprobante de Retención, a la Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e
SSA aun cuando presente el Formulario 499R-2c/W-2cPR información para empleadores sobre la presentación de
únicamente para corregir el nombre o número de Seguro Social Formularios W-2) en SSA.gov/employer.
(SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado.
Presentación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a El sistema Presentación electrónica (e-file) ofrecido por
todos los empleadores presentar electrónicamente. La ! la SSA en su página web del BSO es un sistema
presentación electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y PRECAUCION´ independiente del sistema de presentación electrónica
asegura la precisión en los documentos. Si tiene que presentar para empleadores y agentes retenedores ofrecido por el
10 o más Formularios 499R-2c/W-2cPR ante la SSA, tiene que Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Para más
presentarlos electrónicamente. Usted puede incurrir en una información sobre los requisitos de presentación electrónica de
multa si no presenta los formularios electrónicamente cuando se formularios ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico,
requiera que lo haga. visite Hacienda.Gobierno.pr.
Es preferible que presente los formularios ante la SSA Adónde enviar los formularios en papel. Si usa el Servicio
CONSEJO electrónicamente aunque presente menos de 10 Postal de los EE. UU., envíe todos los Formularios 499R-2c/
Formularios 499R-2c/W-2cPR. W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:
Exención de presentación electrónica. Si a usted se le
requiere presentar por medio del sistema de presentación Social Security Administration
electrónica (e-file), puede solicitar una exención de este Direct Operations Center
requisito por medio de la presentación del Formulario 8508, P.O. Box 3333
Application for a Waiver from Electronic Filing of Information Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Returns (Solicitud para la exención de la presentación de
declaraciones informativas por medios electrónicos). Presente el Si usa una agencia portadora o un servicio de entrega
Formulario 8508 ante el IRS por lo menos 45 días antes de la privado aprobado por el IRS que no sea el Servicio Postal de los
fecha de vencimiento para la presentación del Formulario EE. UU., envíe sus Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a
499R-2/W-2PR o 45 días antes de la presentación de su primer la siguiente dirección:
Formulario 499R-2c/W-2cPR. Vea el Formulario 8508 para
información sobre la presentación de este formulario. Social Security Administration
Direct Operations Center
Si presenta los formularios por medios Attn: W-2c PR Process
! electrónicos, no presente los mismos formularios 1150 E. Mountain Drive
PRECAUCION´ en papel. Wilkes-Barre, PA 18702-7997
El sitio web de BSO de la SSA hace que la presentación
electrónica sea fácil al proveer dos maneras para presentar el Visite IRS.gov/PDS, para obtener una lista de servicios
Formulario 499R-2c/W-2cPR y el Formulario W-3C (PR). CONSEJO de entrega privados aprobados por el IRS.
• Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR
o 25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de
para crearlos en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de CONSEJO Retención, a ninguna de estas direcciones. Vea las
cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios instrucciones del Formulario 499R-2/W-2PR para dicha
499R-2c/W-2cPR, cómo guardarlos e imprimirlos y cómo información.
enviarlos a la SSA cuando esté listo. Usted no tiene que esperar
hasta que haya transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR y No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de
499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de imprimir copias para sus ! pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los
empleados. El BSO genera el Formulario W-3 (PR) o W-3C (PR) PRECAUCION´ Formularios W-3 (PR) que envíe a la SSA. Los
automáticamente en base a los Formularios 499R-2/W-2PR o formularios de impuestos sobre la nómina (por ejemplo,
499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo. Formularios 941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a
• Si necesita presentar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR estos formularios se tienen que enviar al IRS.
o más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción Carga de
archivos de salarios del BSO podría ser la mejor opción de

Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR) 3

- 4 -

Page 4 of 9 Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

Cuándo se presenta el formulario. Presente el Formulario 499R-2/W-2PR original. En los encasillados bajo “Información
W-3C (PR) lo antes posible después de haber descubierto un correcta”, anote ceros.
error. Además, provéale a sus empleados copias del Formulario • Prepare un segundo Formulario W-3C (PR) junto con un
499R-2c/W-2cPR cuanto antes. segundo Formulario 499R-2c/W-2cPR para cada empleado
afectado. En el Formulario W-3C (PR), anote el año tributario
Cómo se presenta el formulario. Si presenta el Formulario correcto en el encasillado , y/o el a EIN correcto en el encasillado
W-3C (PR) en papel, trate de escribir a máquina todos los datos e. Anote ceros en los encasillados bajo “Según se informó
y asegúrese de que todas las copias sean perfectamente originalmente” y anote las cantidades de dinero correctas en los
legibles. Si utiliza la computadora para llenar el formulario, encasillados bajo “Información correcta”.
escriba todos los datos en tinta oscura o negra y en fuente
Courier de tamaño 12, si es posible. Cómo corregir más de una clase de formulario. Usted tiene
que usar un Formulario W-3C (PR) individual para cada clase de
Si alguna partida indica un cambio de dólares y una de las formulario (Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de
cantidades en cuestión es cero, anote “-0-”. No deje en blanco el Retención; Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al
encasillado. Escriba en paréntesis las cantidades negativas Comprobante de Retención; y Formulario W-3 (PR), Transmisión
(disminuciones) en la tercera columna del Formulario W-3C de Comprobantes de Retención) que va a corregir. Además,
(PR). usted tiene que usar un Formulario W-3C (PR) individual para
Quién puede firmar el Formulario W-3C (PR). Por lo general, cada clase de combinación de pagador/empleador que marque
los empleadores tienen que firmar el Formulario W-3C (PR). Sin en el encasillado . Si está corrigiendo más de una clase de f
embargo, un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de formulario, agrupe todos los formularios de la misma clase de
servicios, un agente declarante, un agente pagador o un agente combinaciones de pagador/empleador y envíelos en grupos
de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3C (PR) (o usar separados.
su número de identificación personal (PIN, por sus siglas en
inglés) en las presentaciones electrónicas) en nombre del Instrucciones Específicas
empleador o del pagador sólo si el remitente satisface las dos Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen
siguientes condiciones: ! exenciones para los impuestos estatales
• Está autorizado a firmar conforme a un acuerdo con la PRECAUCION´ puertorriqueños sobre los ingresos no corresponden a
agencia (ya sea verbal, por escrito o implícito) que sea válido los impuestos federales estadounidenses sobre los ingresos,
conforme a la ley estatal y incluyendo los impuestos sobre la nómina. Estas exenciones no
• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para se pueden tomar en cuenta al completar declaraciones
los Formularios W-3C (PR) que se presentan en papel). federales estadounidenses de impuestos personales y de
Aunque un remitente autorizado firme por el pagador, el impuestos sobre la nómina.
! pagador aún tiene la responsabilidad de asegurarse de Envíe el Formulario W-3C (PR) con los Formularios
PRECAUCION´ que el Formulario W-3C (PR) y los documentos adjuntos
se presenten correctamente y a tiempo ante la SSA. El pagador 499R-2c/W-2cPR. No una estos últimos formularios con grapas
está sujeto a cualquier multa que resulte por no cumplir con ni con cinta adhesiva al Formulario W-3C (PR) ni el uno con el
estos requisitos. otro, ni los doble tampoco. Presente un Formulario W-3C (PR)
por separado por cada año tributario, por cada clase de
formulario y por cada clase de pagador en cuestión. (El
¿Necesita Ayuda? recuadro Comp. por enferm. de 3ro pagador no indica que
Si desea información sobre cómo obtener formularios y hay una clase aparte de pagador o empleador). Asegúrese de
publicaciones, vea la Publicación 15. conservar una copia del Formulario W-3C (PR) para sus
archivos.
Ayuda con la presentación electrónica. Si tiene preguntas
sobre cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o En la sección titulada Cambios del Formulario W-3C (PR),
al 800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de sume las cantidades de cada encasillado y columna de los
cargos) para hablar con un técnico de información para Formularios 499R-2c/W-2cPR que usted envía.
empleadores en la SSA. Las horas de operación son de lunes a
Encasillado a: Año tributario a corregirse. Anote todos los
viernes, de 7:00 a.m. a 5:30 p.m., horario del Este. También
cuatro dígitos del año tributario del (de los) Formulario(s)
puede escribir a employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia.
499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR o W-3 (PR) que desea
Si usted enfrenta problemas usando cualquiera de los servicios
corregir. Por ejemplo, anotar “2022”, quiere decir que corrige los
del BSO, llame al 888-772-2970 (libre de cargos) para hablar
Formularios 499R-2/W-2PR de 2022. Si anotó “-0-” en el
con un operador de sistemas en la oficina de apoyo técnico de
encasillado (vea más adelante), la c SSA supone que corrige
la SSA. Para hablar con el ESLO para Puerto Rico, llame al
únicamente el Formulario W-3 (PR).
212-264-3455 (no es un número libre de cargos).
Encasillado b: Nombre, dirección y código postal (ZIP) del
Situaciones Especiales empleador. Debe ser anotado igual como aparece en el
Formulario 941, Formulario 943, Formulario 944 o en el Anexo H
Cómo corregir un año incorrecto y/o EIN incorrectamente (Formulario 1040). Incluya el número de oficina, habitación u
declarado en el Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario otro tipo de numeración después de la dirección física. Si el
W-3 (PR). Para corregir un año tributario incorrecto y/o un servicio postal no entrega correspondencia a tal dirección y usa
número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en un apartado postal, incluya el número del mismo en lugar de la
inglés) en un Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3 (PR) dirección física.
presentado anteriormente, tiene que preparar dos juegos de
Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR). El IRS no usará el Formulario W-3C (PR) para actualizar
• Prepare un Formulario W-3C (PR) junto con el Formulario CONSEJO su dirección. Para cambiar su dirección, complete el
499R-2c/W-2cPR para cada empleado afectado. En el Formulario 8822, Change of Address (Cambio de
Formulario W-3C (PR), anote el año tributario incorrecto en el dirección), o el Formulario 8822-B, Change of Address or
encasillado y el a EIN informado originalmente en el encasillado Responsible Party — Business (Cambio de dirección o de
h. Anote en los encasillados bajo “Según se informó persona responsable —Negocios).
originalmente” las sumas de dinero informadas en el Formulario

4 Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)

- 5 -

Page 5 of 9 Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

Encasillado c: Total de Formularios 499R-2c/W-2cPR adjun- explicados anteriormente bajo Encasillado g: Para uso
tos. Anote el número de Formularios 499R-2c/W-2cPR interno solamente y bajo Sección 218.
individuales que presenta con este Formulario W-3C (PR), o Encasillados 1 a 7: Cambios. Anote los totales de estos
anote “-0-” si corrige únicamente un solo Formulario W-3 (PR) encasillados con las mismas partidas de los Formularios
presentado anteriormente. 499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes. Los números
Encasillado d: Número del establecimiento. Usted puede de los encasillados de este formulario no coinciden con
usar este encasillado para identificar individualmente los los del Formulario 499R-2c/W-2cPR. Complete solamente
establecimientos que tiene en su negocio. Puede presentar un aquellas partidas que está corrigiendo. Deje los demás
Formulario W-3C (PR) por separado con el Formulario encasillados en blanco. La información se anota “Según se
499R-2c/W-2cPR para cada establecimiento en cuestión o informó originalmente” y como “Información correcta”, tal como
puede usar un solo Formulario W-3C (PR) para todos los se anotó en los Formularios 499R-2c/W-2cPR. Si en alguna
Formularios 499R-2c/W-2cPR. No tiene que llenar este línea hay un cambio en las cantidades y una de ellas es cero,
encasillado; es opcional. anote “-0-”. No deje la línea en blanco. No tiene que incluir
información en el encasillado 3b. Éste se ha reservado para su
Encasillado e: Número de identificación del empleador uso en el futuro.
(EIN). Anote el número correcto que le asignó el IRS en el
formato siguiente: 00-0000000. Un EIN no puede estar truncado Encasillado 8: Explique aquí toda reducción. Anote las
(reemplazar los primeros 5 dígitos del número de 9 dígitos con razones por todas las reducciones que aparecen en la tercera
asterisco (*) o X). Vea la sección 31.6051-1(a)(1)(i)(A) y columna. También informe aquí toda anotación previa
301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. Si va a corregir su EIN, incorrecta del encasillado , f Clase de empleador. Incluya
anote el EIN federal declarado originalmente en el encasillado .h (pero no adjunte al Formulario W-3C (PR)) hojas adicionales
para explicar las reducciones, si corresponde. Anote su nombre
Encasillado f: Clase de empleador. Marque el recuadro y número de identificación del empleador (EIN) en toda hoja que
correspondiente. Marque sólo un recuadro. Si su Formulario incluya.
W-3 (PR) anterior estaba marcado incorrectamente, informe su
clase de empleador incorrecto en el espacio para anotaciones Firma. Firme y feche este formulario e incluya también su
en el encasillado , 8 Explique aquí toda reducción. cargo. Escriba el número de teléfono y el nombre de la persona
Comp. por enferm. de 3ro pagador. Marque este recuadro de contacto del empleador, con quien nos podemos comunicar,
si es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o en los encasillados que piden la información de la persona de
un empleador que informa pagos de compensación por contacto. También incluya el número de teléfono del empleador,
enfermedad hechos por un tercero) y corrige los Formularios el número de fax del empleador y la dirección de email del
499R-2/W-2PR. Presente un Formulario W-3C (PR) por empleador para recibir correo electrónico (si la tiene). Si no es el
separado por cada informe de un pagador/empleador empleador, vea Quién puede firmar el Formulario W-3C
combinado de compensación por enfermedad de tercero (PR), anteriormente.
pagador en el Formulario 499R-2c/W-2cPR.
941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941. Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Doméstico. Marque este recuadro si es empleador de Información y la Ley de Reducción de Trámites
empleados domésticos y va a corregir Formularios 499R-2/ Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3C
W-2PR que pertenecen a empleados domésticos y usted (PR) para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de
presenta el Anexo H (Formulario 1040). Si también tiene que los impuestos internos de los Estados Unidos. La necesitamos
corregir Formularios 499R-2c/W-2cPR de empleados no para calcular y cobrar la cantidad correcta de impuesto. La
domésticos, complete otro Formulario W-3C (PR). sección 6051 y su reglamentación correspondiente requieren
943 Agropecuario. Marque este recuadro si presenta el que usted provea copias del formulario de retención a sus
Formulario 943 y los comprobantes corregidos pertenecen a empleados, a la Administración del Seguro Social y al Servicio
empleados agropecuarios. Para corregir Formularios de Impuestos Internos. La sección 6109 requiere que usted
499R-2c/W-2cPR de empleados no agropecuarios, envíe otro incluya su número de identificación del empleador (EIN). Si no
Formulario W-3C (PR) por separado marcando con una “X” el nos provee esta información de manera oportuna o si nos
recuadro para el Formulario 941 (en la mayoría de los casos). provee información errónea o fraudulenta, podría estar sujeto a
944. Marque este recuadro si presenta el Formulario 944. multas.
Empleados del gobierno Medicare. Marque este recuadro Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en
si usted es una agencia gubernamental de los EE. UU. o Puerto un formulario sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de
Rico que tiene empleados que están sujetos únicamente al Reducción de Trámites), a menos que el mismo muestre un
impuesto para el seguro Medicare. número de control válido de la Office of Management and
Sección 218. Marque este recuadro si es un empleador Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por
gubernamental de Puerto Rico o local y va a corregir sus siglas en inglés). Los libros o registros relacionados con un
Formularios 499R-2/W-2PR de 1986 o antes de empleados formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados
amparados por la sección 218 de la Social Security Act (Ley del mientras su contenido pueda ser utilizado en la administración
Seguro Social). El número de identificación del empleador y de toda ley tributaria federal.
PRU (anteriormente anotado en el encasillado ) ya no se tienen g
que anotar. El empleo conforme a la sección 218 de la Ley del Por regla general, las declaraciones de impuestos y toda
Seguro Social ahora se informa usando el EIN federal. información pertinente son confidenciales, como lo requiere la
sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere
Encasillado g: Para uso interno solamente. Este encasillado que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se
ha sido reservado solamente para uso interno. describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en
Encasillados “h” e “i”. Haga anotaciones en estos este formulario puede ser compartida con el Departamento de
encasillados solamente si el número que anotó en el formulario Justicia en casos de litigio civil y penal, con las ciudades,
original no es el correcto. Los números correctos deben estados, el Distrito de Columbia, los estados libres asociados
aparecer en los encasillados y . El encasillado ha sido d e j con los Estados Unidos y los territorios estadounidenses, a fin
reservado solamente para uso interno debido a los cambios de ayudarlos en la aplicación de sus leyes tributarias
respectivas. Podemos también divulgar la información contenida
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR) 5

- 6 -

Page 6 of 9 Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

en este formulario a otros países conforme a un tratado instructions in Spanish, whether they are located in the United
tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal para States or any of its territories, can file new Spanish-language
hacer cumplir las leyes penales federales no tributarias o a Form 941 (sp).
agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a
MSRRA changes. The Veterans Auto and Education
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.
Improvement Act of 2022, P.L. 117-333, section 18, enacted on
El tiempo que se necesita para completar y presentar este January 5, 2023, changed the residency rules for tax purposes
formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. for civilian spouses of servicemembers. Civilian spouses no
El promedio de tiempo que se estima para completar este longer need to have had the same tax residence as the
formulario es de 31 minutos. Si desea hacer algún comentario servicemember before relocating in order to keep their prior
acerca de la exactitud de este estimado de tiempo o si tiene residence. In addition, for any tax year of their marriage,
alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más servicemembers and their civilian spouses may elect to use the
sencillo, comuníquese con nosotros. Puede enviar sus residence of the servicemember, the residence of the spouse, or
comentarios y sugerencias accediendo a IRS.gov/ the permanent duty station of the servicemember, regardless of
FormComments. O puede escribir al Internal Revenue Service, the date on which the marriage of the spouse and the
Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. servicemember occurred. Go to Military Spouses Residency
NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe este formulario Relief Act (MSRRA) for more information.
a esta dirección. En su lugar, vea Adónde enviar los formularios Form W-3C (PR) has been updated. Updated Form W-3C
en papel, anteriormente. (PR) was released on August 16, 2023. The form has a revision
date (Rev. 8-2023) to the right of the bold W-3C (PR). Editorial
updates were made to align the correction form with the current
Future Developments Form W-3 (PR).
For the latest information about developments related to Form
W-3C (PR) and its instructions, such as legislation enacted after Business Services Online (BSO) has been updated.
they were published, go to IRS.gov/FormW3PR. Additional levels of security are now required to access BSO
employer services. If you haven’t updated your credentials since
Forms, instructions, and publications in Spanish. To March 25, 2023, you will need to update your credentials as
download, see, or print forms, instructions, and publications soon as possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms
available in Spanish, go to IRS.gov/SpanishForms. 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use
the services provided by BSO without having the new
What’s New? credentials and authentications for your account. New and
Electronic filing of returns. The Taxpayer First Act of 2019, current users should allow at least 2 weeks to complete the
enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury registration process. For more information, go to the SSA’s
and the Internal Revenue Service (IRS) to issue regulations that website at SSA.gov/bso.
reduce the threshold for mandatory electronic filing. Treasury Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those
Decision 9972, published February 23, 2023, amended affected by recent disasters. For more information about disaster
Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing relief, go to IRS.gov/DisasterTaxRelief.
rules for certain information returns, including Forms 499R-2/
W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. Reminders
Requirements for Forms W-2c. The regulations revise the Due date for filing with SSA. The due date for filing 2024
requirements for electronic filing of Form W-2c, including Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) with the Social Security
electronic filing of Form 499R-2c/W-2cPR, to correct originally Administration (SSA) is January 31, 2025, whether you file using
filed Forms 499R-2/W-2PR. These revised rules are different paper forms or electronically.
from the rules for electronically filing the original forms. If you
were required to electronically file the original Form 499R-2/ Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject
W-2PR, you must electronically file any Form 499R-2c/W-2cPR Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under
correcting that form. If the original Form 499R-2/W-2PR was the following conditions.
permitted to be filed on paper and you filed on paper, then you • Medicare wages and tips are less than the sum of social
must file on paper any Form 499R-2c/W-2cPR correcting that security wages and social security tips;
form. • Social security tax is greater than zero; social security wages
and social security tips are equal to zero; and
Form and publication changes for 2024. Certain changes in • Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips
forms and publications for 2024 have been incorporated in these are equal to zero.
instructions as discussed next.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR
Publications 51, 80, and 179. Information specific to Pub. electronic and paper wage reports for household employers will
51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide; Pub. 80 be rejected under the following conditions.
(Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin The sum of social security wages and social security tips is
Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the •
less than the minimum yearly earnings subject to social security
Northern Mariana Islands; and Pub. 179 (Circular PR), Guía and Medicare tax withholding for a household employee, and
Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal Tax The Medicare wages and tips are less than the minimum
Guide for Employers in Puerto Rico), has been included in the •
yearly earnings subject to social security and Medicare tax
2024 Pub. 15. Pub. 51, 80, and 179 are no longer available after withholding for a household employee.
2023. A new Spanish-language Pub. 15 (sp), Guía Tributaria
para Empleadores (Employer’s Tax Guide), is available for any If the above conditions occur in a wage report, an error
employer who prefers Spanish, whether they are located in the message will alert the submitter to correct the report. If the above
United States or any of its territories. conditions occur in a paper wage report, the SSA will notify the
Form 941-SS. Beginning with the first quarter of 2024, Form employer by email or postal mail to correct the report and
941-SS is no longer available. Employers in the territories who resubmit it to the SSA.
had filed Form 941-SS must file Form 941, which has been
adapted for their use. Any employer who prefers Form 941 and

6 Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)

- 7 -

Page 7 of 9 Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

Note. Do not write “corrected” or “amended” on any resubmitted
reports. General Instructions

Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Purpose of Form
Tax Guide.
Use Form W-3C (PR) to transmit one or more Form 499R-2c/
Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare W-2cPR, Corrected Withholding Statement, to the Social
tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Security Administration (SSA) even if you are only filing Form
Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions 499R-2c/W-2cPR to correct an employee’s name or social
Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in security number (SSN).
excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required
to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to
which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure
an employee and continue to withhold it until the end of the accuracy. If you’re required to file 10 or more Forms 499R-2c/
calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the W-2cPR with the SSA, you must file them electronically. You may
employee. There is no employer share of Additional Medicare be charged a penalty if you fail to file electronically when
Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare required.
tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in You are encouraged to file electronically with the SSA
excess of the $200,000 withholding threshold. TIP even though you file fewer than 10 Forms 499R-2c/
For more information on Additional Medicare Tax, go to W-2cPR.
IRS.gov/ADMTfaqs. Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include request a waiver from this requirement by filing Form 8508,
Additional Medicare Tax. Application for a Waiver from Electronic Filing of Information
Severance payments. Severance payments are wages subject Returns. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before
to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of the due date of Form 499R-2/W-2PR, or 45 days before you file
Pub. 15, Special Rules for Various Types of Services and your first Form 499R-2c/W-2cPR. See Form 8508 for information
Payments, severance payments are also subject to Federal about filing this form.
Unemployment Tax Act (FUTA) tax. If you file electronically, don’t file the same returns
Contact information. Provide the employer’s (or employer’s ! on paper.
CAUTION
contact person’s) name, phone number, fax number, and email
address. The SSA will notify the employer by email or postal mail The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two
to correct and resubmit reports from the information provided on ways to submit your Forms 499R-2c/W-2cPR and Forms W-3C
Form W-3C (PR). (PR).
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may • If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or
fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to
be required to report wages and taxes on a form different from create them online. BSO guides you through the process of
the form you generally use if an employee claims residence or creating Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and
domicile under MSRRA in a different jurisdiction in one of the 50 printing them, and submitting them to the SSA when you’re
states, the District of Columbia, American Samoa, the ready. You don’t have to wait until you have submitted Forms
Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR to the SSA before printing
Rico, or the U.S. Virgin Islands. copies for your employees. BSO generates Form W-3 (PR) or
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember W-3C (PR) automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR
(civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for or 499R-2c/W-2cPR.
tax purposes (tax residence) when accompanying the • If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more
servicemember spouse, who’s relocating under military orders, than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s “file upload” feature
to a new military duty station in one of the 50 states, the District might be the best e-filing method for your business or
of Columbia, or a U.S. territory. organization. To obtain file format specifications, visit the SSA’s
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but Employer W-2 Filing Instructions & Information website at
properly claims tax residence in one of the 50 states under SSA.gov/employer, select Publications & Forms and click on
MSRRA, their income from services wouldn’t be taxable income Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically
for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be (EFW2/EFW2C) and select the appropriate document. This
withheld and remitted to the IRS. State and local income taxes information is also available by calling the SSA’s Business
may need to be withheld and remitted to state and local tax Services Branch at 800-772-6270 (toll free) or by contacting the
authorities. You should consult with state, local, or U.S. territory SSA’s Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico
tax authorities regarding your withholding obligations under at 212-264-3455.
MSRRA. For more information on electronic filing of Forms
However, for any tax year of the marriage, the servicemember TIP 499R-2c/W-2cPR and Forms W-3C (PR) with the SSA,
and the civilian spouse may elect to use the residence of the visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions &
servicemember, the residence of the spouse, or the permanent Information website at SSA.gov/employer.
duty station of the servicemember for purposes of taxation,
regardless of the date on which the marriage of the spouse and The SSA’s BSO e-filing system is an independent
the servicemember occurred. ! system from the electronic filing program offered by the
In the previous example, the spouse would be allowed to CAUTION Puerto Rico Department of the Treasury for employers
elect to use the same residence as, or the permanent duty and withholding agents. For more information on the filing
station of, the servicemember. requirements for using the Puerto Rico Department of the
Treasury’s electronic filing system, visit Hacienda.Gobierno.pr.
Third-party sick pay recap reporting. See Form 8922,
Third-Party Sick Pay Recap, for third-party sick pay recap Where to file paper forms. If you use the U.S. Postal Service,
reporting. send all Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR) to:

Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR) 7

- 8 -

Page 8 of 9 Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

Social Security Administration technical support at the SSA. To speak with the SSA’s ESLO for
Direct Operations Center Puerto Rico, call 212-264-3455 (not a toll-free number).
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333 Special Situations
Correcting an incorrect tax year and/or EIN incorrectly re-
If you use a carrier or an IRS-approved private delivery ported on Form 499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR). To correct
service other than the U.S. Postal Service, send Forms an incorrect tax year and/or EIN on a previously submitted Form
499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR) to: 499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR), you must prepare two sets of
Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR).
Social Security Administration
Direct Operations Center • Prepare one Form W-3C (PR) along with a Form 499R-2c/
W-2cPR for each affected employee. On the Form W-3C (PR),
Attn: W-2c PR Process
enter the incorrect tax year in box a, and the incorrect EIN
1150 E. Mountain Drive
originally reported in box h. Enter in the “Previously reported”
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
boxes, the money amounts that were on the original Form
499R-2/W-2PR. In the “Correct information” boxes, enter zeros.
Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private • Prepare a second Form W-3C (PR) along with a second Form
TIP delivery services. 499R-2c/W-2cPR for each affected employee. On the Form
W-3C (PR), enter the correct tax year in box a and/or the correct
Don’t send Form 499R-2/W-2PR, Comprobante de EIN in box e. Enter zeros in the “Previously reported” boxes, and
TIP Retención (Withholding statement), to either of these enter the correct money amounts in the “Correct information”
addresses. Instead, see the instructions for Form boxes.
499R-2/W-2PR. Correcting more than one kind of form. You must use a
separate Form W-3C (PR) for each type of form (Form
Don’t send cash, checks, money orders, or other 499R-2/W-2PR, Form 499R-2c/W-2cPR, or Form W-3 (PR))
! forms of payment with Forms 499R-2c/W-2cPR and being corrected. You must also use a separate Form W-3C (PR)
CAUTION W-3C (PR) that you submit to the SSA. Employment
for each kind of payer/employer combination in box f. If you’re
tax forms (for example, Form 941, 943, or 944) and remittances correcting more than one kind of form, please group forms of the
must be sent to the IRS. same kind of payer/employer combination, and send them in
separate groups.
When to file. File Form W-3C (PR) as soon as possible after
you discover an error. Also, provide copies of Form 499R-2c/ Specific Instructions
W-2cPR to your employees as soon as possible.
Certain Acts enacted in Puerto Rico that provide
How to file. If you file Form W-3C (PR) on paper, type all entries ! exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t
using dark or black ink in 12-point Courier font, if possible, and CAUTION apply for purposes of U.S. federal income tax as well as
make sure all copies are legible. U.S. federal employment taxes. These exemptions can’t be
If any item shows a dollar change and one of the amounts is considered when completing U.S. federal individual and
zero, enter -0-. Don’t leave the box blank. Show negative employment tax returns.
amounts (decreases) in the third column of Form W-3C (PR) in
parentheses. Send Form W-3C (PR) with Form(s) 499R-2c/W-2cPR.
Please don’t staple or tape Forms 499R-2c/W-2cPR to Form
Who may sign Form W-3C (PR). Employers generally must W-3C (PR) or to each other, nor fold Form W-3C (PR). File a
sign Form W-3C (PR). However, a transmitter or sender separate Form W-3C (PR) for each tax year, for each type of
(including a service bureau, reporting agent, paying agent, or form, and for each kind of payer. (The “3rd-party sick pay”
disbursing agent) may sign Form W-3C (PR) (or use its personal indicator box doesn’t designate a separate kind of payer or
identification number (PIN) on electronic filings) for the employer employer.) Make a copy of Form W-3C (PR) for your records.
or payer only if the sender satisfies both of the following.
• Is authorized to sign by an agency agreement (whether oral, In the Changes section of Form W-3C (PR), total the amounts
written, or implied) that’s valid under state law, and from each box and column on the Forms 499R-2c/W-2cPR that
• Writes “For (name of payer)” next to the signature (Form(s) you are sending.
W-3C (PR) that’s filed on paper only). Box a: Tax year being corrected. Enter all four digits of the
Even though an authorized sender signs for the payer, tax year of Form(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, or W-3
(PR) that you’re correcting. For example, entering “2022”
CAUTION W-3C (PR) and any attachments are filed correctly and
! the payer still has the responsibility for making sure Form indicates that you’re correcting 2022 Forms 499R-2/W-2PR. If
timely with the SSA. The payer is subject to any penalties that you entered -0- in box c (see below), the SSA assumes that
result from not complying with these requirements. you’re only correcting Form W-3 (PR).
Box b: Employer’s name, address, and ZIP code. This entry
Need Help? should be the same as shown on your Form 941, Form 943,
If you need information about how to get forms and publications, Form 944, or Schedule H (Form 1040). Include the suite, room,
see Pub. 15. or other unit number after the street address. If the post office
doesn’t deliver mail to the street address and you use a P.O. box,
Help with e-filing. If you have questions about how to register show the P.O. box instead of the street address.
or use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778) (TTY)) (toll
free) to speak with an employer-reporting technician at the SSA. The IRS won’t use Form W-3C (PR) to update your
The hours of operation are Monday through Friday from 7:00 TIP address of record. If you wish to change your address,
a.m. to 5:30 p.m., Eastern time. You may also write to file Form 8822, Change of Address; or Form 8822-B,
employerinfo@ssa.gov for assistance. If you experience Change of Address or Responsible Party — Business.
problems using any of the services within BSO, call
888-772-2970 (toll free) to speak with a systems operator in Box c: Total number of attached Forms 499R-2c/W-2cPR.
Enter the number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with

8 Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)

- 9 -

Page 9 of 9 Fileid: … w-3c(pr)/202312/a/xml/cycle04/source 13:48 - 20-Feb-2024

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

this Form W-3C (PR); enter -0- if you’re correcting only a following the entries on Form 499R-2c/W-2cPR. On any line that
previously filed Form W-3 (PR). shows a dollar change, if one of the amounts is zero, enter -0-.
Don’t leave it blank. You don’t need to include information on
Box d: Establishment number. You may use this box to
box 3b. This box has been grayed out and reserved for future
identify separate establishments in your business. You may file a
use.
separate Form W-3C (PR) with Forms 499R-2c/W-2cPR for
each establishment, or you may use a single Form W-3C (PR) Box 8: Explain decreases here. Give all reasons for any
for all Forms 499R-2c/W-2cPR. You don’t have to complete this decreases that appear in the third column. Also report here any
item; it’s optional. previous incorrect entry in box f, “Kind of payer.” Enclose (but
don’t attach) additional sheets explaining your decreases, if
Box e: Employer identification number (EIN). Enter the
necessary. Include your name and EIN on all additional sheets.
correct number assigned to you by the IRS in the following
format: 00-0000000. Do not truncate your EIN. See Regulations Signature. Sign and date the form and enter your title. In the
section 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and 301.6109-4(b)(2)(iv). If you’re boxes for the contact person information, enter the name of the
correcting your EIN, enter the originally reported federal EIN you employer’s contact person and the employer’s telephone
used in box h. number, employer’s fax number, and employer’s email address
(if any). If you’re not the employer, see Who may sign Form
Box f: Kind of payer. Check the box that applies to you. Check
W-3C (PR), earlier.
only one box. If your previous Form W-3 (PR) was checked
incorrectly, report your prior incorrect payer type in the entry
space in box 8, “Explain decreases here.” Privacy Act and Paperwork Reduction Act
3rd-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick Notice
pay payer (or an employer reporting sick pay payments made by We ask for the information on Form W-3C (PR) to carry out the
a third party) and are correcting Forms 499R-2/W-2PR. File a Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure
separate Form W-3C (PR) for each payer/employer combination and collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal
reporting third-party sick pay on Form 499R-2c/W-2cPR. Revenue Code and its regulations require you to furnish wage
941. Check this box if you file Form 941. and tax statements to employees, the Social Security
Household. Check this box if you’re a household employer Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109
correcting Forms 499R-2/W-2PR for household employees and requires you to provide your employer identification number
you filed a Schedule H (Form 1040). If you also have to correct (EIN). Failure to provide this information in a timely manner, or
forms of employees who aren’t household employees, complete providing false or fraudulent information, may subject you to
a separate Form W-3C (PR). penalties.
943 Agriculture. Check this box if you file Form 943 and You’re not required to provide the information requested on a
you’re correcting forms for agricultural employees. For form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the
nonagricultural employees, send Forms 499R-2c/W-2cPR with a form displays a valid OMB control number. Books or records
separate Form W-3C (PR). relating to a form or its instructions must be retained as long as
944. Check this box if you file Form 944. their contents may become material in the administration of any
Medicare Govt. Employees. Check this box if you’re a Internal Revenue law.
government employer in the U.S. or Puerto Rico with employees
subject only to Medicare taxes. Generally, tax returns and return information are confidential,
Section 218. Check this box if you’re an employer from the as required by section 6103. However, section 6103 allows or
government of Puerto Rico or a local government correcting requires the Internal Revenue Service to disclose or give the
1986 or earlier Forms 499R-2/W-2PR for employees covered information shown on your tax return to others as described in
under section 218 of the Social Security Act. The employer’s the Code. For example, we may disclose your tax information to
SSA number and PRU (previously entered in box g) no longer the Department of Justice for civil and criminal litigation and to
have to be entered. Section 218 employment is now reported cities, states, the District of Columbia, and U.S. commonwealths
under the federal EIN. and territories for use in administering their tax laws. We may
also disclose this information to other countries under a tax
Box g: For internal use only. This box has been reserved for treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax
internal use only. criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence
Boxes h and i. Make entries here only if the number on the agencies to combat terrorism.
original form is incorrect. Your correct numbers should appear in
The time needed to complete and file this form will vary
boxes d and e. Box j has been reserved for internal use only due
depending on individual circumstances. The estimated average
to the changes explained in Section 218 and Box g: For internal
time is 31 minutes. If you have comments concerning the
use only above.
accuracy of this time estimate or suggestions for making this
Boxes 1 through 7: Changes. Enter the totals from the form simpler, we would be happy to hear from you. You can send
corresponding boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR. us comments from IRS.gov/FormComments. Or you can write to
The box numbers on this form don’t match Form the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications
499R-2c/W-2cPR. Complete only the boxes that you’re Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC
correcting; leave the remaining boxes blank. The information is 20224. Don’t send this form to this address. Instead, see Where
entered as “Previously reported” and as “Correct information,” to file paper forms, earlier.

Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR) 9

PDF file checksum: 3206670958

(Plugin #1/9.12/13.0)