![]() | Userid: CPM Schema: instrx Leadpct: 100% Pt. size: 8.5 Draft Ok to Print AH XSL/XML Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source (Init. & Date) _______ Página 1 de 10 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Department of the Treasury Internal Revenue Service 2023 Instrucciones para el Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR) Informe de Comprobantes de Retención (Transmittal of Withholding Statements) Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA denegará al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR otra manera. bajo las circunstancias siguientes: • El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Acontecimientos Futuros Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos a Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos la contribución al Seguro Social; relacionados con el Formulario W-3PR y sus instrucciones, como • La contribución al Seguro Social es mayor que cero, los salarios legislación promulgada después de que dichos documentos se y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social son iguales a hayan publicado, visite IRS.gov/FormW3PR. cero; y • La contribución al Medicare es mayor que cero, pero los salarios Qué Hay de Nuevo y propinas sujetos a las contribuciones al Medicare son iguales a cero. Radicación electrónica de planilla. El Taxpayer First Act of 2019, (Ley de Contribuyente Primero de 2019) promulgada el 1 de julio de Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al Servicio Federal de 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), a emitir reglamentos patronos domésticos se denegarán bajo las siguientes que podrían disminuir el límite requerido para la radicación circunstancias: electrónica. Actualmente, la radicación electrónica es requerida si • El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro se radican 250 planillas de la misma clase. Si se emiten Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la reglamentos finales y entran en vigencia para las planillas retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para contributivas de 2023 que se requieren radicar en 2024, un empleado doméstico y publicaremos un artículo en IRS.gov/FormW3PR que explicará el • Los salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare son cambio. Sin embargo, el número permanece en 250, como se indica menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención en estas instrucciones, hasta que nuevos reglamentos finales sean de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un promulgados. empleado doméstico. Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un Alivio contributivo por desastres. Se le está proveyendo alivio informe de salarios presentado electrónicamente o en papel, la SSA contributivo a personas que han sido afectadas por los desastres le notificará por correo electrónico o por correo postal sobre la recientes. Si desea más información sobre el alivio contributivo que denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe nuevamente a Español. la SSA. Recordatorios Nota: No escriba “corrected” (corregida) ni “amended” Discrepancias en la conciliación de los Formularios 499R-2/ (enmendada) en ninguno de los informes presentados de nuevo. W-2PR y W-3PR con los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179 y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) debido a los créditos (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos tributarios sobre la nómina relacionados con el coronavirus Puertorriqueños. (COVID-19) y otros alivios tributarios. Usted podría tener Contribución Adicional al Medicare. Además de retener la discrepancias en la conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR contribución al Medicare de 1.45%, un patrono está requerido a y W-3PR con los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los H-PR (Formulario 1040-PR) si usted utilizó alguno de los alivios salarios o compensación conforme a la Federal Insurance contributivos relacionados al COVID-19. Vea la Publicación 179, en Contributions Act (Ley de Contribución al Seguro Federal o FICA, español; la Publicación 15 o la Publicación 51, ambas en inglés; las por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de instrucciones para su planilla de contribuciones; y la Precaución $200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono comenzar a bajo Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W3-PR, retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 1040-PR) para más información. a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin Fecha de vencimiento para radicar ante la Administración del del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone Seguro Social (SSA). La fecha de vencimiento para radicar los únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR ante la Administración del patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) correspondientes al compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la año contributivo 2023 es el 31 de enero de 2024, sin tomar en retención de la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en cuenta si usted radica su formulario en papel o electrónicamente. exceso del límite de retención de $200,000. Feb 2, 2023 Cat. No. 26400E |
![]() | Page 2 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Para más información sobre la Contribución Adicional al en que el matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs, en inglés. Armadas ocurrió. A menos que se indique de otro modo, las referencias a la En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le contribución al Medicare incluyen la Contribución Adicional al permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las Medicare. Fuerzas Armadas. Servicios para empresas por Internet (BSO). La SSA ha Pagos de indemnización por despido. Los pagos de mejorado su página web Business Services Online (Servicios para indemnización por despido son salarios que están sujetos a las empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Tal como se indica la navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los en el apartado 15 Reglas especiales para varias clases de , formularios de relleno en línea de la página BSO para completar, servicios y de pagos, de la Publicación 179, los pagos de guardar y radicar los Formularios 499R-2/W-2PR electrónicamente indemnización por despido también están sujetos a la contribución ante la SSA. El BSO le permite la radicación de estos formularios conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de con los gobiernos estatales o locales, para distribuir a sus Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés). empleados y para guardar en sus récords. El BSO genera el Formulario W-3PR automáticamente según la información que Información sobre las obligaciones contributivas estatales pa- tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR. Además, puede usar el ra patronos. Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto BSO para subir archivos de salarios a la SSA, verificar el estado de Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto informes de salarios que se han radicado previamente y tomar Rico enviando un mensaje a través de su cuenta en el Sistema ventaja de otros servicios convenientes disponibles a patronos y Unificado de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y negocios. Visite la página de la SSA Servicios para empresas por , marcando la opción 5. Puede enviar correspondencia a: Internet: Instrucciones e información para empleadores, en Departamento de Hacienda de Puerto Rico SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para más información en P.O. Box 9024140 español sobre cómo usar el BSO para así ahorrarle tiempo a su San Juan, P.R. 00902-4140 organización. Además, aquí encontrará formularios y publicaciones que se usan para informar los salarios, información sobre cómo verificar los números de Seguro Social en línea, cómo comunicarse Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda con un representante de servicios al patrono de la SSA y más. más cercano, visite Hacienda.Gobierno.pr y pulse sobre el enlace Contáctenos. Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías CONSEJO disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/ ¿Necesita Ayuda? bso-bienvenido.htm y bajo el título Enlaces de la guía. Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver. La información en Ayuda con la radicación electrónica. Si tiene preguntas sobre esta página está disponible en español. cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o al 800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para La Military Spouses Residency Relief Act MSRRA ( ). Usted hablar con un técnico de información para patronos en la SSA. Las puede que se le requiera informar salarios y contribuciones en un horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 7:00 formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el p.m., horario del Este. También puede escribir a empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia. Si usted enfrenta Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus 888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50 sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte, Guam, el Estado servicios para patronos o ESLO, por sus siglas en inglés) para Libre Asociado de Puerto Rico o las Islas Vírgenes Puerto Rico, llame al 212-264-4402 (no es un número libre de Estadounidenses. cargos). La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no Información de la contribución patronal sobre la nómina. es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se Armadas que presta servicio activo de conservar su residencia o encuentra en los siguientes productos: domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio • Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está Patronos Puertorriqueños; trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local • Publicación 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide (Guía donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el contributiva federal para patronos), en inglés; Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados • Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía Unidos o territorio no autónomo estadounidense. Antes de contributiva suplementaria del patrono), en inglés; trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma • Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía residencia o domicilio contributivo. contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés; Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero • Publicación 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50 (Guía contributiva del patrono agrícola), en inglés; estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios • Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución contributiva para empleadores de empleados domésticos), en para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las inglés; contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y • Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Impuestos sobre el Empleo enviadas al IRS. Las contribuciones estatales y locales sobre los de Empleados Domésticos (y sus instrucciones); y ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las • Publicación 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the autoridades contributivas estatales, locales o territoriales Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía contributiva estadounidenses en relación con sus obligaciones retentivas federal para patronos en las Islas Vírgenes Estadounidenses, conforme a la MSRRA. Guam, la Samoa Estadounidense y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte), en inglés. Sin embargo, para cualquier año contributivo en que el matrimonio esté en vigor, el cónyuge que es civil puede elegir También puede obtener más información sobre las utilizar la misma residencia para propósitos contributivos que el contribuciones sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o miembro de las Fuerzas Armadas, independientemente de la fecha -2- |
![]() | Page 3 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. accediendo a IRS.gov/es/businesses/small-businesses-self- No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la employed/employment-taxes. ! retención de contribuciones federales sobre los ingresos. Si PRECAUCION´ declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2 y el Cómo Obtener Formularios y Formulario W-3, disponibles en inglés, para declarar la retención de impuestos federales sobre los ingresos, además de toda otra Publicaciones contribución sobre la nómina correspondiente. Vea las General Internet. Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para semana, las 24 horas al día para: los Formularios W-2 y W-3), en inglés, para más información sobre • Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y cómo declarar ingresos sujetos a contribuciones federales sobre los publicaciones contributivas; ingresos. • Buscar información en línea para sus preguntas sobre contribuciones; Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR. Los patronos y • Ver respuestas sobre preguntas contributivas que se hacen con otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para frecuencia; radicar Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA. • Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave; Patrono de empleados domésticos. Tiene que radicar un • Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Rentas Internas Formulario W-3PR aun si radica un Formulario 499R-2/W-2PR para o IRB, por sus siglas en inglés) que se han publicado en años un solo empleado doméstico. Marque el recuadro “Doméstico” en el recientes; recuadro del Formulario W-3PR. Para más información, vea el a • Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las instrucciones por contribuciones por medio de correo electrónico; y separado. Tiene que tener un número de identificación patronal • Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre las (EIN, por sus siglas en inglés). Vea Recuadro c: Número de contribuciones patronales y otra información contributiva para los identificación patronal (EIN), más adelante. residentes de Puerto Rico. Quién puede firmar el Formulario W-3PR. Un transmisor o No puede radicar Formularios W-3PR que imprima de remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) ! IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de PRECAUCION´ radicados electrónicamente y las versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3PR. Si identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las desea información sobre la radicación electrónica, vea Radicación radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador electrónica (e-file), más adelante. sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos: • Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por En persona. Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) • Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los localizados en las siguientes direcciones: Formularios W-3PR que se radican en papel). El usar un agente de reportación u otro proveedor tercero City View Plaza II Bldg. ! de servicio de nómina no exime al patrono de su 48 Carr. 165 km. 1.2 PRECAUCION´ responsabilidad de asegurar que los Formularios Guaynabo, PR 00968-8000 499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados ante la SSA DASE Building correctamente y a tiempo. Los Frailes Industrial Park Ave Esmeralda Calle C #475 Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es Guaynabo, PR 00969 responsable de radicar ante la SSA para la fecha de vencimiento un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios Boulevard Plaza 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que 3 Nicanor Vázquez Suite 220 resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese que Humacao, PR 00791 el nombre y el EIN sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15 Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; 349 Avenida Hostos Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Mayagüez, PR 00680 Patrono o Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados Business Unit por el patrono o en nombre del patrono. 2050 Ponce Bypass #312 Ponce, PR 00716-1921 Cuándo se tiene que radicar el formulario. Si radica por medio de papel o electrónicamente, tiene que radicar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 31 de Para hacer cita en cualquiera de las oficinas puede llamar al número enero de 2024 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una multa por 844-545-5640. El horario de las oficinas es de lunes a viernes de cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo. 8:30 a.m. a 4:30 p.m. Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las fechas de radicación de las planillas informativas puertorriqueñas. Instrucciones Generales Adónde enviar formularios en papel. Envíe el (los) Formulario(s) Propósito del formulario. Se usa el Formulario W-3PR para 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a: transmitir uno o más Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de completar un Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación. El Formulario W-3PR no se usa para cumplir con los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda. Para más información sobre los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda, visite Hacienda.Gobierno.pr. -3- |
![]() | Page 4 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Si envía su Formulario W-3PR a Entonces envíelo a la siguiente Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo través de... dirección: guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA cuando esté listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los Correo regular Social Security Administration Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de Direct Operations Center imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario Wilkes-Barre, PA 18769-0001 W-3PR o W-3c PR automáticamente según los Formularios Correo certificado Social Security Administration 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo. Direct Operations Center • Si necesita radicar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o más Wilkes-Barre, PA 18769-0002 de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción de Carga de Un servicio de entrega privado Social Security Administration archivos de salarios del BSO podría ser la mejor opción de aprobado por el IRS Direct Operations Center radicación electrónica para su empresa u organización. Si desea Attn: W-2 Process obtener las especificaciones de formato para utilizar esta opción, 1150 E. Mountain Dr. visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions Wilkes-Barre, PA 18702-7997 & Information (Instrucciones e información para patronos sobre la radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/ employer. Seleccione Publications & Forms (Publicaciones y Visite IRS.gov/PDS, disponible en inglés, para obtener una formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms CONSEJO lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS. W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones para la radicación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), disponible en inglés; y luego seleccione el documento No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de correspondiente. Esta información también está disponible ! pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaración PRECAUCION´ Formularios W-3PR que envíe a la SSA. Los formularios de Patronos al 800-772-6270 (800-325-0778, si es usuario de de contribuciones sobre la nómina (por ejemplo, Formularios equipo TTY). 941-PR, 943-PR o 944(SP)) y los pagos correspondientes a estos formularios se tienen que enviar al IRS. Si radica los formularios por medios electrónicos, no ! radique los mismos formularios en papel. PRECAUCION´ Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR ! ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios Si desea más información sobre la radicación electrónica de PRECAUCION´ electrónicos. Vea Radicación electrónica (e-file), más Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3PR ante la SSA, adelante. visite la página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para patronos sobre la Cómo enviar los formularios. Prepare y radique los Formularios radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/ 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o employer, en inglés. en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al (a los) El sistema de Radicación electrónica (e-file) ofrecido por la Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los formularios ! SSA en su página de BSO es un sistema independiente del 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. PRECAUCION´ sistema de radicación electrónica para patronos y agentes Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los Rico. Si desea información sobre los requisitos de radicación Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con un electrónica de formularios ante el Departamento de Hacienda de Formulario W-3PR por separado para cada clase de planilla en Puerto Rico, visite Hacienda.Gobierno.pr. cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado. No imprima Exención de radicación electrónica. Si usted tiene el requisito los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuración para imprimir de radicar electrónicamente, puede solicitar una exención de en ambas caras del papel. radicar planillas por medios electrónicos completando el Formulario Radicación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a todos los 8508, Application for a Waiver from Electronic filing of Information patronos radicar electrónicamente. La radicación electrónica le Returns (Solicitud para la exención de la radicación electrónica de puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión en los planillas informativas), en inglés. Radique el Formulario 8508 ante el documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/ IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la W-2PR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios radicación del Formulario 499R-2/W-2PR. Vea el Formulario 8508, electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si no radica los en inglés, para información sobre la radicación de este formulario. formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3c PR, haga. Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR PRECAUCION´ autorizó al Departamento del Tesoro y al IRS a emitir ! Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, radicado anteriormente ante la SSA. Para más detalles sobre cómo reglamentos que podrían disminuir el límite requerido para corregir un Formulario W-3PR utilizando el Formulario W-3c PR, vea radicación electrónica. Actualmente, la radicación electrónica es las Instrucciones para el Formulario W-3c PR. requerida si se radican 250 planillas de la misma clase. Si Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para regulaciones finales se emiten y se hacen efectivas para las información sobre cómo cumplir con los requisitos de radicación planillas informativas del año contributivo 2024, publicaremos un ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. artículo en IRS.gov/FormW3PR que explicará el cambio. Hasta que nuevos reglamentos sean promulgados, el número de 250 prevalece para el año contributivo 2023, como se indica en estas Instrucciones Específicas instrucciones. Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen La página web Business Services Online (Servicios para ! exenciones para las contribuciones estatales empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA PRECAUCION´ puertorriqueñas sobre los ingresos no corresponden a las hace que la radicación electrónica sea fácil al proveer dos maneras contribuciones federales estadounidenses sobre los ingresos, para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR. incluidas las contribuciones sobre la nómina. Estas exenciones no • Si necesita radicar hasta 50 Formularios 499R-2/W-2PR o hasta se pueden tomar en cuenta al completar planillas federales 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear -4- |
![]() | Page 5 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. estadounidenses de contribuciones personales y de contribuciones Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN). Anote el sobre la nómina. número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR, oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). No use el EIN de (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en un propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado (reemplazar dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto los primeros 5 dígitos del número de 9 dígitos con asterisco (*) o X). decimal (00000.00). Si usted no tiene un EIN al radicar su Formulario W-3PR, escriba Las cantidades declaradas en formularios relacionados con “Solicitado” en el recuadro ; no escriba su número de Seguro c CONSEJO las contribuciones sobre la nómina (tales como los Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el solicitándolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse sobre Español) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las enviando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de cantidades declaradas en los recuadros pertinentes del Formulario Identificación Patronal (EIN), por correo o por fax al IRS. W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono. Escriba el con usted. Retenga su información de conciliación para futura nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, (ZIP). W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), más adelante. Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario Recuadro a: Clase de pagador. Marque el recuadro que le anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o 944(SP) radicado para corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de el año 2023, que sea distinto al EIN anotado en el recuadro del c tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente, corresponden dos o más recuadros (a menos que sea los agentes del patrono anotan el EIN del patrono en el recuadro . f “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”), Si un agente declara por más de un patrono, deje el recuadro en f envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario blanco. W-3PR por separado. Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y di- 941-PR. Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y rección de email. Facilite esta información para que la pueda usar no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario. “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y 941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del en 2023 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez el patrono. Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más información sobre esto, consulte las Instrucciones para el Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP). ! información de su cliente en esos espacios. PRECAUCION´ 943-PR. Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y radica el Formulario 943-PR y envía el (los) Formulario(s) Recuadros 1 a 4 y 6 a 16. Declare los totales correspondientes de 499R-2/W-2PR para empleados agrícolas. Para empleados no los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario agrícolas, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con otro W-3PR. Formulario W-3PR, marcando el recuadro correspondiente. Recuadro 13. Además de incluir la retención de la contribución 944(SP). Marque este recuadro si usted radica el Formulario al Medicare, también incluya en este recuadro la cantidad total de la 944(SP) y no corresponde otra categoría (a menos que sea retención de la Contribución Adicional al Medicare, si la hay. Si “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). desea más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, Doméstico. Marque este recuadro si usted es un patrono de vea Questions and Answers for the Additional Medicare Tax empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para (Preguntas y respuestas sobre la Contribución Adicional al empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales Medicare), disponible en IRS.gov/ADMTfaqs, en inglés. empleados en el Formulario 941-PR, en el Formulario 943-PR o en el Formulario 944(SP). Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un H-PR (Formulario 1040-PR) tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha Concilie las cantidades indicadas en los recuadros 10 12a 14, y de compensación declarada en el recuadro (“Sueldos”). No marque 7 todo Formulario W-3PR para el año 2023 con sus cantidades este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/ relacionadas totales para el año indicadas en los Formularios W-2PR y usted solamente radica un formulario de resumen (en el 941-PR trimestrales o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo Formulario 8922; vea la Publicación 15-A, en inglés, para más H-PR (Formulario 1040-PR) anuales. Cuando surgen diferencias detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR, radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales correspondiente a un tercero pagador de compensación por diferencias. enfermedad. Para reducir las diferencias entre las cantidades Sólo empleados Medicare. Marque este recuadro si se trata de declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente a la Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR contribución al Medicare. (Formulario 1040-PR): Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos. • Asegúrese que las cantidades declaradas en el Formulario Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales W-3PR para el año 2023 sean aquellas sumas totales completados que envía con este Formulario W-3PR. No incluya los correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR. Formularios 499R-2/W-2PR nulos. • Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR con las cantidades declaradas -5- |
![]() | Page 6 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a (Formulario 1040-PR) anuales) en las siguientes partidas: agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo. 1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social, El tiempo que se necesita para completar y radicar este salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (recuadros 10, tiempo promedio que se estima para completar este formulario es 12a 14 y ). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los ajustes a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslo. Puede declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo enviar sus comentarios accediendo a IRS.gov/FormComments, H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades correspondientes a disponible en inglés. O puede escribir al Internal Revenue Service, un año anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un año Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, anterior en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR del año en IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/ curso. W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección. 2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare (recuadros 11 13 y ). Las cantidades indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) o el Anexo Future Developments H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que incluyen los ajustes del For the latest information about developments related to Form año en curso, deben ser aproximadamente el doble de las W-3PR and its instructions, such as legislation enacted after they cantidades indicadas en el Formulario W-3PR. were published, go to IRS.gov/FormW3PR. Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, What’s New W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no Electronic filing of returns. The Taxpayer First Act of 2019, concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas. enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for dudas relativas a dichos formularios. mandatory electronic filing. Currently, electronic filing is required if Usted podría tener discrepancias en la conciliación de los 250 returns of one type are filed. If final regulations are issued and effective for 2023 tax returns required to be filed in 2024, we will post ! Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR con los Formularios an article at IRS.gov/FormW3PR explaining the change. Until final PRECAUCION´ 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) debido a los créditos tributarios sobre la nómina regulations are issued, however, the number remains at 250, as relacionados con el COVID-19 y otros alivios tributarios si usted reflected in these instructions. utilizó alguno de los alivios contributivos relacionados con el Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those affected COVID-19. Tiene que considerar que los salarios de la licencia por by recent disasters. For more information about disaster relief, go to enfermedad y familiar calificados por la licencia tomada antes del 1 IRS.gov/DisasterTaxRelief. de abril de 2021 no están sujetos a la parte correspondiente al patrono de la contribución al Seguro Social. Reminders Discrepancies when reconciling Forms 499R-2/W-2PR and Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de W-3PR with Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedu- Información y la Ley de Reducción de Trámites le H-PR (Form 1040-PR) due to coronavirus (COVID-19) related Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para employment tax credits and other tax relief. You may have a cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las rentas discrepancy when reconciling Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR to internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 y su 1040-PR) if you used any of the COVID-19 tax relief. See Pub. 179, reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias in Spanish; Pub. 15; Pub. 51; the instructions for your respective del formulario de retención a sus empleados, a la Administración del employment tax form; and the Caution under Reconciling Form(s) Seguro Social y al Servicio Federal de Rentas Internas. La sección 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and 6109 requiere que usted incluya su número de identificación Schedule H-PR (Form 1040-PR) for more information. patronal (EIN). Si no nos provee esta información de manera Due date for filing with the Social Security Administration oportuna o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría (SSA). The due date for filing 2023 Forms 499R-2/W-2PR and estar sujeto a multas. W-3PR with the Social Security Administration (SSA) is January 31, Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un 2024, whether you file using paper forms or electronically. formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites, a menos que Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject Form el mismo muestre un número de control válido de la Office of 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto following conditions. u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un • Medicare wages and tips are less than the sum of social security formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras wages and social security tips; su contenido pueda ser utilizado en la administración de toda ley • Social security tax is greater than zero, but social security wages contributiva federal. and social security tips are equal to zero; and Por regla general, las planillas de contribución y toda información • Medicare tax is greater than zero, but Medicare wages and tips pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No are equal to zero. obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage provea tal información a otros, tal como se describe en el Código. reports for household employers will be rejected under the following Por ejemplo, la información facilitada en este formulario puede ser conditions. compartida con el Departamento de Justicia en casos de litigio civil • The sum of social security wages and social security tips is less y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, los than the minimum yearly earnings subject to social security and estados libres asociados con los Estados Unidos y los territorios no Medicare tax withholding for a household employee, and autónomos estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación de • The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly las leyes contributivas respectivas. Podemos también divulgar la earnings subject to social security and Medicare tax withholding for información contenida en este formulario a otros países conforme a a household employee. un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal o estatal -6- |
![]() | Page 7 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. If the above conditions occur in a wage report filed electronically servicemember regardless of the date on which the marriage of the or on paper, the SSA will notify the submitter of its rejection by email spouse and the servicemember occurred. or postal mail and ask them to correct the report and resubmit it to In the previous example, the spouse would be allowed to elect to the SSA. use the same residence as the servicemember. Note. Don’t write “corrected” or “amended” on any resubmitted Severance payments. Severance payments are wages subject to reports. social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax 15, Special Rules for Various Types of Services and Payments, Guide. severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax Act (FUTA) tax. Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Information about state tax requirements for employers. If Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) you’re an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact wages or compensation it pays to an employee in excess of the Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin Hacienda de Puerto Rico) by sending a message through your withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it account in Internal Revenue Unified System (SURI) or by calling pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee 787-622-0123 and choosing option 5. Send any correspondence to: and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is Puerto Rico Department of the Treasury no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and P.O. Box 9024140 compensation that are subject to Medicare tax are subject to San Juan, P.R. 00902-4140 Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the $200,000 withholding threshold. To locate your local Hacienda Taxpayer Service Center, go to Hacienda.Gobierno.pr and click on Contáctenos (Contact us). For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ ADMTfaqs. Need Help? Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Additional Medicare Tax. Help with e-filing. If you have questions about how to register or use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to Business Services Online (BSO). The SSA has enhanced its speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours secure BSO website to make it easier to register and navigate. Use of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 7:00 p.m., BSO’s online fill-in forms to create, save, and submit Forms Eastern time. You may also write to employerinfo@ssa.gov for 499R-2/W-2PR to the SSA electronically. BSO lets you file these assistance. If you experience problems using any of the services forms with state or local governments, distribute to your employees, within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems and keep for your records. BSO generates Form W-3PR operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR. You can also Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call use BSO to upload wage files to the SSA, check on the status of 212-264-4402 (not a toll-free number). previously submitted wage reports, and take advantage of other convenient services for employers and businesses. Visit the SSA’s Employment tax information. Detailed employment tax Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/ information is given in: employer for more information about using BSO to save time for • Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide; your organization. Here you will also find forms and publications • Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide; used for wage reporting, information about verifying employee social • Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits; security numbers online, how to reach an SSA employer services • Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide; representative, and more. • Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal tax guide for employers in Puerto Rico), in Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to Spanish; TIP SSA.gov/employer and select Business Services Online • Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide; Tutorial under Handbooks, Tutorial & Videos. • Schedule H-PR (Form 1040-PR), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos (Household employment taxes) (and its Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be instructions), available in Spanish; and required to report wages and taxes on a form different from the form • Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the you generally use if an employee claims residence or domicile under U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the Commonwealth of the Northern Mariana Islands. District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, the Commonwealth of Puerto You can also obtain more information on employment taxes by Rico, or the U.S. Virgin Islands. calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes. Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember How To Get Forms and Publications (civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the Internet. You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a week to: new military duty station in one of the 50 states, the District of • Download, view, and order tax forms, instructions, and Columbia, or a U.S. commonwealth or territory. Before relocating, publications; both spouses must have had the same tax residence. • Research your tax questions online; For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but • See answers to frequently asked tax questions; properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, • Search publications online by topic or keyword; his or her income from services wouldn’t be taxable income for • View Internal Revenue Bulletins published in the last few years; Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld • Sign up to receive local and national tax news by email; and and submitted to the IRS. State and local income taxes may need to • View Tax Topics that provide you information on federal and be withheld and remitted to state and local tax authorities. You other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities these topics, visit IRS.gov/TaxTopics. Look for “900” series topics, regarding your withholding obligations under MSRRA. which provide information for residents of Puerto Rico. However, for any taxable year of the marriage, the civilian spouse may elect to use the same residence for purposes of taxation as the -7- |
![]() | Page 8 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/ Use of a reporting agent or other third-party payroll service OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/Tax- ! provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to Law-Questions. CAUTION ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with Don’t file Forms W-3PR printed from IRS.gov with the SSA. the SSA, correctly and on time. ! The SSA accepts only e-filed reports and the official red-ink CAUTION versions (or approved substitute versions) of Form W-3PR. If an authorized sender signs for the payer, the payer is still For information about electronic filing, see Electronic filing (e-file), responsible for filing with the SSA, when due, a correct and later. complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these Walk-in. You can make an appointment to visit our Taxpayer requirements. Be sure that the payer’s name and employer Assistance Centers (TAC) in the following locations: identification number (EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del City View Plaza II Bldg. Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la 48 Carr. 165 km. 1.2 Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form Guaynabo, PR 00968-8000 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Impuestos sobre el DASE Building Empleo de Empleados Domésticos, all available in Spanish, filed by Los Frailes Industrial Park or for the employer. Ave Esmeralda Calle C #475 Guaynabo, PR 00969 When to file. Regarless of whether you file on paper or electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form W-3PR with the SSA by January 31, 2024. You may owe a penalty Boulevard Plaza for each Form 499R-2/W-2PR you file late. 3 Nicanor Vázquez Suite 220 Humacao, PR 00791 Note. Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain the filing dates for Puerto Rican information returns. Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15 349 Avenida Hostos Where to file paper forms. Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the Mayagüez, PR 00680 entire page of Form W-3PR to: Business Unit If you mail Form W-3PR using... Then use the following address: 2050 Ponce Bypass #312 Regular mail Social Security Administration Ponce, PR 00716-1921 Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 To make an appointment in any of the above locations, you may call Certified mail Social Security Administration 844-545-5640. The hours of operation are Monday through Friday Direct Operations Center from 8:30 a.m. to 4:30 p.m. Wilkes-Barre, PA 18769-0002 An IRS-approved private delivery Social Security Administration General Instructions service Direct Operations Center Attn: W-2 Process Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/ 1150 E. Mountain Dr. W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year Wilkes-Barre, PA 18702-7997 and also keep a copy of Form W-3PR for your records. Form W-3PR isn’t used for meeting the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery on these requirements, go to Hacienda.Gobierno.pr. TIP services. Don’t use these forms to report wages subject to U.S. Don’t send cash, checks, money orders, or other forms CAUTION Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld ! income tax withholding. If you report this type of wages, use ! of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR that as well as any other applicable employment taxes. See the General CAUTION you submit to the SSA. Employment tax forms (for Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to example, Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)) and remittances must report income subject to U.S. income taxes. be sent to the IRS. Who must file Form W-3PR. Employers and other payers must file If you're required to file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. ! with the SSA, you must e-file them. See Electronic filing Household employers. You must file a Form W-3PR even if CAUTION (e-file), later. filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On Form W-3PR, check the “Household” box in box a. For more Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR) and its separate either alphabetically by employees’ last names or numerically by instructions. You must have an employer identification number employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form (EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later. W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a a flat envelope. If you file more than one type of employment tax service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a may sign Form W-3PR (or use its personal identification number separate Form W-3PR for each same type and send them in (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a sender satisfies both of the following. double-sided printer setting. • It’s authorized to sign by an agency agreement (whether oral, written, or implied) that’s valid under state law, and Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to • It writes “For (name of payer)” next to the signature (Form(s) e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure W-3PR that is filed on paper only). accuracy. If you’re required to file 250 or more Forms 499R-2/ -8- |
![]() | Page 9 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. W-2PR with the SSA, you must e-file them. You may incur in a Form W-3PR is read by machines, so type entries, if possible, or penalty if you fail to e-file when required. print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3PR with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019, sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point (00000.00). ! authorized the Department of the Treasury and the IRS to CAUTION issue regulations that reduce the threshold for mandatory Amounts reported on related employment forms (for electronic filing. Currently, electronic filing is required if 250 returns TIP example, Form 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), of one type are filed. If final regulations are issued and effective for or Schedule H-PR (Form 1040-PR)) should agree with the 2023 tax returns required to be filed in 2024, we will post an article at amounts reported in the pertinent boxes of Form W-3PR. If there are IRS.gov/FormW3PR explaining the change. Until final regulations any differences, you may be contacted by the IRS and the SSA. are issued, however, the number remains at 250, as reflected in Retain your reconciliation information for future reference. See these instructions. Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later. The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR. Box a: Kind of payer. Check the box that applies. Check only one • If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If more than fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create one box applies (except for “third-party sick pay”), send each type of them online. BSO guides you through the process of creating Forms Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR. 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and submitting them to the SSA when you’re ready. You don’t have to 941-PR. Check this box if you file Form 941-PR and no other wait until you’ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/ category (except “third-party sick pay”) applies. A church or church W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO organization should check this box even if it isn’t required to file generates Form W-3PR or W-3c PR automatically based on your Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR. 2023 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time • If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more instead of Form 944(SP). For more information in regard to this, than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s file upload feature might be refer to the Instructions for Form 941-PR or the Instructions for Form the best e-filing method for your business or organization. To obtain 944(SP). file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing 943-PR. Check this box if you’re an agricultural employer and file Instructions & Information website at SSA.gov/employer, select Form 943-PR and you’re sending Form(s) 499R-2/W-2PR for Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms agricultural employees. For nonagricultural employees, send their W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the appropriate document. This information is also available by calling appropriate box. the SSA’s Employer Reporting Service Center at 800-772-6270 944(SP). Check this box if you file Form 944(SP) and no other (800-325-0778 (TTY)) (toll free). category (except “third-party sick pay”) applies. Household. Check this box if you’re a household employer If you file electronically, don’t file the same paper sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you ! forms. didn’t include the household employee’s taxes on Form 941-PR, CAUTION 943-PR, or 944(SP). For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR Third-party sick pay. Check this box if you’re a third-party payer and Forms W-3PR with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2 of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer. party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in box 7 (“Wages”). Don’t check this box if the third-party The SSA’s BSO e-filing system, (see Electronic filing payer is filing Form(s) 499R-2/W-2PR and you’re only filing a recap ! (e-file)), is an independent system from the electronic filing form (on Form 8922; see Pub. 15-A for more details). If more than CAUTION program offered by the Puerto Rico Department of the one box applies (for example, this box and the Form 941-PR box), Treasury for employers and withholding agents. For more check both boxes and file a single Form W-3PR for the regular and information on the filing requirements using the Puerto Rico third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR. Department of the Treasury’s electronic filing system, visit Medicare employees only. Check this box if you’re a Hacienda.Gobierno.pr. government agency with employees subject only to Medicare tax. Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can request Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter a waiver from filing electronically by filing Form 8508, Application for the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re a Waiver from Electronic filing of Information Returns. Submit Form sending with this Form W-3PR. Don’t count void Forms 499R-2/ 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form W-2PR. 499R-2/W-2PR. See Form 8508 for filing information. Box c: Employer identification number (EIN). Enter the Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP), or previously filed Form W-3PR with the SSA. For more details on how Schedule H-PR (Form 1040-PR). Don’t use a prior owner’s EIN. An to correct a Form W-3PR using Form W-3c PR, see the Instructions employer’s EIN may not be truncated (replace the first 5 digits of the for Form W-3c PR. 9-digit number with asterisks (*) or X’s). See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more If you don’t have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied information on how to meet the filing requirements with the Puerto For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an Rico Department of the Treasury. EIN by applying online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number, to the IRS. Specific Instructions Boxes d and e: Employer’s name and address. Enter the employer’s name, street address, city, state, and ZIP code. Certain laws enacted in Puerto Rico that provide ! exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN CAUTION for purposes of U.S. federal income tax as well as U.S. (including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP) federal employment taxes. These exemptions can’t be considered submitted for 2023 that’s different from the EIN reported in box c on when completing U.S. federal individual and employment tax Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the returns. employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank. -9- |
![]() | Page 10 of 10 Fileid: … s/iw-3(pr)/2023/a/xml/cycle04/source 12:33 - 2-Feb-2023 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Contact person, telephone number, fax number, and email ad- Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, dress. Enter this information for use by the SSA if any questions 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not arise during processing. The name of a contact person must be match for valid reasons. If the amounts don’t match, you should provided in case there are any questions in regard to the form during determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in processing. The employer’s phone number, fax number, and email case there are inquiries from the IRS or the SSA. address need to be provided. You may have a discrepancy when reconciling Form(s) Payroll service providers need to enter their client’s ! 499R-2/W-2PR and W-3PR to Forms 941-PR, 943-PR, CAUTION 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) if you used any ! information for these fields. of the COVID-19 tax relief. You should consider that qualified sick CAUTION leave wages and qualified family leave wages for leave taken before Boxes 1–4 and 6–16. Enter the amounts from the corresponding April 1, 2021, aren’t subject to the employer share of social security totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this tax. Form W-3PR. Box 13. Apart from the Medicare tax withheld, also include in this Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask for box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue more information about Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ laws of the United States. We need it to figure and collect the right ADMTfaqs. amount of tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees, the Social Security Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR requires you to provide your employer identification number (EIN). (Form 1040-PR) Failure to provide this information in a timely manner, or providing false or fraudulent information, may subject you to penalties. Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all 2023 Forms W-3PR with their corresponding amounts from the You are not required to provide the information requested on a yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual Forms form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there displays a valid OMB control number. Books or records relating to a are discrepancies between amounts reported on Form(s) form or its instructions must be retained as long as their contents 499R-2/W-2PR and W-3PR filed with the SSA and Forms 941-PR, may become material in the administration of any Internal Revenue 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the law. IRS, you will be contacted to resolve the discrepancies. Generally, tax returns and return information are confidential, as To reduce the discrepancies between amounts reported on required by section 6103. However, section 6103 allows or requires Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR, the Internal Revenue Service to disclose or give the information 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR): shown on your tax return to others as described in the Code. For • Be sure that the amounts on Form W-3PR are the total amounts example, we may disclose your tax information to the Department of from Form(s) 499R-2/W-2PR. Justice for civil and/or criminal litigation, and to cities, states, the • Reconcile Form W-3PR with your four quarterly Forms 941-PR District of Columbia, and U.S. commonwealths and territories for use (or annual Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form in administering their tax laws. We may also disclose this information 1040-PR)) by comparing amounts reported for: to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement 1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social and intelligence agencies to combat terrorism. security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3PR should include Form 941-PR or Forms 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form The time needed to complete and file this form will vary 1040-PR) adjustments only for the current year. You can’t report on depending on individual circumstances. The estimated average time the current year Form W-3PR adjustments from Forms 941-PR, is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) that include time estimate or suggestions for making this form simpler, we would adjustment amounts for a prior year. be happy to hear from you. You can send your comments from 2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The IRS.gov/FormComments. Or you can write to the Internal Revenue amounts shown on the four quarterly Forms 941-PR (or annual Form Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution 943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)), Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Don’t send Form(s) including current year adjustments, should be approximately twice 499R-2/W-2PR or W-3PR to this address. the amounts shown on Form W-3PR. -10- |