Userid: CPM Schema: instrx Leadpct: 100% Pt. size: 8.5 Draft Ok to Print AH XSL/XML Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source (Init. & Date) _______ Página 1 de 11 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Department of the Treasury Internal Revenue Service 2024 Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) (Instructions for Form W-3 (PR)) Transmisión de Comprobantes de Retención (Transmittal of Withholding Statements) Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden ha incluido en la Publicación 15 de 2024. Las Publicaciones 51, 80 y al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de 179 no estarán disponibles después de 2023. La Publicación 15 otra manera. (sp), Guía Tributaria para Empleadores, es la nueva publicación en español disponible para empleadores que prefieren español, ya sea Acontecimientos Futuros que se encuentren en los Estados Unidos o en cualquiera de los Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos territorios. relacionados con el Formulario W-3 (PR) y sus instrucciones, como Formulario 941-SS. Comenzando en el primer trimestre de legislación promulgada después de que dichos documentos se 2024, el Formulario 941-SS, Employer’s QUARTERLY Federal Tax hayan publicado, visite IRS.gov/FormW3PR. Return (American Samoa, Guam, the Commonwealth of Northern Mariana Islands, and the U.S. Virgin Islands) (Declaración del Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para impuesto federal trimestral del empleador (la Samoa descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones Estadounidense, Guam, la Mancomunidad de las Islas Marianas del que están disponibles en español, acceda a IRS.gov/SpanishForms. Norte y las Islas Vírgenes Estadounidenses)), ya no estará disponible. Los empleadores en los territorios que presentaban el Qué Hay de Nuevo Formulario 941-SS tienen que presentar el Formulario 941, el cual Presentación electrónica de declaración. La Taxpayer First Act ha sido adaptado para su uso. Cualquier empleador que prefiera el of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1 Formulario 941 y sus instrucciones en español, esté localizado en de julio de 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al Servicio los Estados Unidos o en cualquiera de sus territorios, puede de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), a emitir presentar un nuevo Formulario 941 (sp) en español. reglamentos que disminuyen el límite de declaraciones presentadas Cambios en la MSRRA. La sección 18 de la Veterans Auto and electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria Education Improvement Act of 2022 (P.L. 117-333) (Ley de Mejoras 9972), publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los de Automóviles y Educación para Veteranos de 2022 (Ley Pública reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de 117-333)), promulgada el 5 de enero de 2023, cambió las reglas de presentación electrónica para ciertas declaraciones informativas, residencia para propósitos tributarios para cónyuges de un miembro incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. de las Fuerzas Armadas. Los cónyuges (cónyuges civiles) de un Requisitos para los Formularios 499R-2/W-2PR. Los miembro de las Fuerzas Armadas ya no necesitan haber tenido la reglamentos bajaron el límite para presentar electrónicamente misma residencia tributaria que el miembro de las Fuerzas Armadas ciertas declaraciones informativas a 10, incluyendo los Formularios antes de trasladarse con el fin de mantener su residencia anterior. 499R-2/W-2PR. Para determinar si usted tiene que presentar sus Además, para cualquier año tributario en que el matrimonio esté en declaraciones informativas electrónicamente, sume el número de vigor, miembros de las Fuerzas Armadas y sus cónyuges civiles declaraciones informativas y el número de Formularios 499R-2/ pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas W-2PR que tiene que presentar en un año natural. Si el total es al Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente menos 10 declaraciones informativas, usted tiene que presentarlas donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas, todas electrónicamente. El nuevo umbral de presentación se hizo independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el efectivo para declaraciones informativas que se requieren presentar cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió. Acceda a en años naturales que comienzan en 2024 (Formularios 499R-2/ Military Spouses Residency Relief Act MSRRA ( ) (Ley de Alivio de W-2PR del año tributario 2023). Residencia para Cónyuges de Militares o MSRRA, por sus siglas en inglés) para más información. Las declaraciones informativas corregidas se tratan por separado (vea más adelante) y no se incluyen al calcular el número Formulario W-3C (PR) se ha actualizado. El Formulario W-3C de declaraciones informativas descritas anteriormente. (PR) actualizado se publicó el 16 de agosto de 2023. Este formulario tiene la fecha de revisión (Rev. 8-2023) a mano derecha Cambios en formularios y publicaciones para 2024. Ciertos del W-3C (PR) en negrilla. Se hicieron actualizaciones editoriales cambios en formularios y publicaciones para 2024 se han para alinear el formulario de corrección con el Formulario W-3 (PR) incorporado en estas instrucciones según se explica a continuación. actual. Publicaciones 51, 80 y 179. Información específica a la Publicación 51, Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía tributaria Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actualiza- para empleadores agropecuarios); la Publicación 80, Federal Tax do. Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales desde el 25 (Guía tributaria federal para empleadores en las Islas Vírgenes de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus credenciales lo antes Estadounidenses, Guam, la Samoa Estadounidense y la posible para evitar cualquier demora en la presentación electrónica Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte); y la Publicación de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. No podrá 179, Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, se usar los servicios provistos por el BSO sin tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta. Los nuevos usuarios Feb 20, 2024 Cat. No. 26400E |
Page 2 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. y actuales deben permitir por lo menos 2 semanas para completar el A menos que se indique de otro modo, las referencias al proceso de registro. Para más información, acceda a la página web impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del Medicare. de la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) en SSA.gov/bso. Servicios para empresas por Internet (BSO). PRECAUCIÓN: Servicios para empresas por Internet (BSO) se Alivio tributario por desastres. Se le está proveyendo alivio han actualizado. Se requieren niveles adicionales de seguridad tributario a personas que han sido afectadas por desastres para tener acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, recientes. Si desea más información sobre el alivio tributario que por sus siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre desde el 25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus Español. credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la presentación electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y Recordatorios 499R-2c/W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por el BSO sin tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta. Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA. La fecha de Los usuarios nuevos y actuales deben permitir por lo menos 2 vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 semanas para completar el proceso de registro. Para más (PR) ante la SSA correspondientes al año tributario 2024, es el 31 información, acceda a la página web de la SSA en SSA.gov/ de enero de 2025, sin tomar en cuenta si usted presenta su espanol/bso/bso-bienvenido.htm. formulario en papel o electrónicamente. La SSA ha mejorado su página web del BSO para facilitar la Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA denegará navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR formularios interactivos en línea de la página web del BSO para bajo las siguientes circunstancias: completar, guardar y presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y • El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare 499R-2c/W-2cPR electrónicamente ante la SSA. El BSO le permite es menor que el total de los salarios y propinas sujetos al impuesto la presentación de estos formularios con los gobiernos estatales o del Seguro Social; locales para distribuir a sus empleados y para guardar en sus • El impuesto del Seguro Social es mayor que cero; pero hay cero registros. El BSO genera el Formulario W-3 (PR) automáticamente salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social; y según la información que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR. • El impuesto del Medicare es mayor que cero; pero hay un total de Además, puede usar el BSO para subir registros de salarios a la cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare. SSA, verificar el estado de informes de salarios que se han Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios presentado previamente y tomar ventaja de otros servicios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a convenientes disponibles a empleadores y negocios. Visite la empleadores domésticos se denegarán bajo las siguientes página de la SSA Business Services Online Tutorial, (Servicios para circunstancias: empresas por Internet: Instrucciones e información para • El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro empleadores), en SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la más información en español sobre cómo usar el BSO para así retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para ahorrarle tiempo a su organización. Además, aquí encontrará un empleado doméstico y formularios y publicaciones que se usan para informar los salarios, • Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare son información sobre cómo verificar los números de Seguro Social en menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención línea, cómo comunicarse con un representante de servicios al de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para un empleador de la SSA y más. empleado doméstico. Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un CONSEJO disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/ informe de salarios, un mensaje de error alertará al remitente para bso-bienvenido.htm y bajo el título Enlaces de la guía. que corrija el informe. Si las condiciones descritas anteriormente se Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver. encuentran en un informe de salarios en papel, la SSA le notificará por correo electrónico o por correo postal sobre la denegación del Pagos de indemnización por despido. Los pagos de informe a la persona que presentó dicho informe. Se le pedirá al indemnización por despido son salarios que están sujetos a los empleador que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA. impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica en el apartado 15 Reglas Especiales para Varias Clases de , Nota: No escriba “corrected” (corregido) ni “amended” Servicios y de Pagos, de la Publicación 15, los pagos de (enmendado) en ninguno de los informes presentados de nuevo. indemnización por despido también están sujetos al impuesto Si es empleador de empleados domésticos, vea la Publicación conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés). empleadores de empleados domésticos). Military Spouses Residency Relief Act MSRRA ( ). Puede ser Impuesto Adicional del Medicare. Además de retener el que se le requiera informar salarios e impuestos en un formulario impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador está requerido a distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare en los salarios residencia o domicilio conforme a la MSRRA en una jurisdicción o compensación conforme a la Federal Insurance Contributions Act distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa (Ley de la Contribución Federal al Seguro Social o FICA, por sus Estadounidense, la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte, siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses. un año natural. Se le requiere al empleador comenzar a retener el La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge que no es Impuesto Adicional del Medicare en el período de paga en el cual le miembro de las Fuerzas Armadas (cónyuge civil) de un miembro de paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su empleado y continuar reteniendo dicho impuesto hasta el fin del año residencia o domicilio previo para propósitos tributarios (domicilio natural. El Impuesto Adicional del Medicare se le impone tributario) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local empleador del Impuesto Adicional del Medicare. Todo salario o donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el compensación sujeto al Impuesto del Medicare está sujeto a la Distrito de Columbia o un territorio estadounidense. retención del Impuesto Adicional del Medicare si es pagado en Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero exceso del límite de retención de $200,000. reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50 estados Para más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían acceda a IRS.gov/ADMTfaqs. considerados como ingresos sujetos a impuesto para propósitos de las tributaciones puertorriqueñas. Los impuestos federales sobre los 2 Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) |
Page 3 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. ingresos deben ser retenidos y enviados al IRS. Los impuestos • Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y publicaciones tributarias; ser enviados a las autoridades estatales y locales pertinentes. • Buscar información en línea para sus preguntas sobre impuestos; Consulte con las autoridades tributarias estatales, locales o • Ver respuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con territoriales estadounidenses en relación con sus obligaciones frecuencia; retentivas conforme a la MSRRA. • Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave; Sin embargo, para cualquier año tributario en que el matrimonio • Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Impuestos esté en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y el cónyuge civil Internos) que se han publicado en años recientes; pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas • Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente impuestos por medio de correo electrónico; y donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas para • Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre los própositos tributarios, independientemente de la fecha en que el impuestos sobre la nómina y otra información tributaria para los matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas residentes de Puerto Rico. Si desea información sobre estos temas, ocurrió. visite IRS.gov/TaxTopics y pulse sobre Español. Busque los temas de la serie “900”, los cuales proveen información para residentes de En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le Puerto Rico. permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las Fuerzas Armadas o el puesto permanente donde prestará servicio el No puede presentar Formularios W-3 (PR) que imprima de miembro de las Fuerzas Armadas. ! IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes PRECAUCION´ presentados electrónicamente y las versiones oficiales en Información sobre las obligaciones tributarias estatales para tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3 empleadores. Si es un empleador de Puerto Rico, comuníquese (PR). Si desea información sobre la presentación electrónica, vea con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico enviando un Presentación electrónica (e-file), más adelante. mensaje a través de su cuenta en el Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y marcando la opción En persona. Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de 5. Puede enviar correspondencia a: Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) ubicados en las siguientes direcciones: Departamento de Hacienda de Puerto Rico P.O. Box 9024140 City View Plaza II Bldg. San Juan, PR 00902-4140 48 Carr. 165 km. 1.2 Guaynabo, PR 00968-8000 Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda más cercano, visite Hacienda.Gobierno.pr y pulse sobre el enlace DASE Building Contáctenos. Los Frailes Industrial Park Ave Esmeralda Calle C #475 ¿Necesita Ayuda? Guaynabo, PR 00969 Ayuda con la presentación electrónica. Si tiene preguntas sobre cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o al Boulevard Plaza 800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para 3 Nicanor Vázquez Suite 220 hablar con un técnico de información para empleadores en la SSA. Humacao, PR 00791 Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 5:30 p.m., horario del Este. También puede escribir a Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15 employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia. Si usted enfrenta 349 Avenida Hostos problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al Mayagüez, PR 00680 888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con Business Unit el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los 2050 Ponce Bypass #312 servicios para empleadores o ESLO, por sus siglas en inglés) para Ponce, PR 00716-1921 Puerto Rico, llame al 212-264-3455 (no es un número libre de cargos). Para hacer cita en cualquiera de las oficinas, puede llamar al Información del impuesto sobre la nómina. Información número 844-545-5640. El horario de las oficinas es de lunes a detallada del impuesto sobre la nómina se encuentra en los viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m. siguientes productos: • Publicación 15, Guía Tributaria para Empleadores; • Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía Instrucciones Generales tributaria suplementaria para empleadores); Propósito del formulario. Se usa el Formulario W-3 (PR) para • Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía transmitir Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias); completar un Formulario W-3 (PR) para el año correcto y de guardar • Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía una copia del Formulario W-3 (PR) en sus registros. tributaria para empleadores de empleados domésticos); y • Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de El Formulario W-3 (PR) no se usa para cumplir con los requisitos Empleados Domésticos (y sus instrucciones). de presentación ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. También puede obtener más información sobre los impuestos Para más información sobre los requisitos de presentación ante el sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o accediendo a Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite IRS.gov/es/businesses/small-businesses-self-employed/ Hacienda.Gobierno.pr. employment-taxes. No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la retención de impuestos federales sobre los ingresos. Si Cómo Obtener Formularios y PRECAUCION! ´ declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2 y el Formulario W-3 para declarar la retención de impuestos federales Publicaciones sobre los ingresos, además de cualquier otro impuesto sobre la Internet. Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la nómina correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 semana, las 24 horas al día, para: and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) 3 |
Page 4 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. para más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a Si envía su Formulario W-3 (PR) a Entonces envíelo a la siguiente impuestos federales sobre los ingresos. través de... dirección: Quién tiene que presentar el Formulario W-3 (PR). Los Correo regular Social Security Administration empleadores y otros pagadores tienen que presentar el Formulario Direct Operations Center W-3 (PR) para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA. Wilkes-Barre, PA 18769-0001 Empleador de empleados domésticos. Tiene que presentar Correo certificado Social Security Administration un Formulario W-3 (PR) aun si presenta un Formulario 499R-2/ Direct Operations Center W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro Wilkes-Barre, PA 18769-0002 “Doméstico” en el encasillado del Formulario W-3 (PR). Para más a Un servicio de entrega privado Social Security Administration información, vea el Anexo H (Formulario 1040) y las instrucciones aprobado por el IRS Direct Operations Center por separado. Tiene que tener un número de identificación del Attn: W-2 Process empleador (EIN, por sus siglas en inglés). Vea Encasillado c: 1150 E. Mountain Dr. Número de identificación del empleador (EIN), más adelante. Wilkes-Barre, PA 18702-7997 Quién puede firmar el Formulario W-3 (PR). Un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente declarante, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede Visite IRS.gov/PDS para obtener una lista de servicios de firmar el Formulario W-3 (PR) (o usar su número de identificación CONSEJO entrega privados aprobados por el IRS. personal (PIN, por sus siglas en inglés) en las presentaciones electrónicas) en nombre del empleador o del pagador sólo si el No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de remitente satisface los dos siguientes puntos: ! pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los • Está autorizado a firmar conforme a un acuerdo de agencia (ya PRECAUCION´ Formularios W-3 (PR) que envíe a la SSA. Los sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y formularios de impuestos sobre la nómina (por ejemplo, Formularios • Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los 941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a estos formularios se Formularios W-3 (PR) que se presentan en papel). tienen que enviar al IRS. El usar un agente declarante u otro tercero proveedor de Si tiene que presentar 10 o más Formularios 499R-2/W-2PR PRECAUCION´ responsabilidad de asegurar que los Formularios ! servicio de nómina no exime al empleador de su ! ante la SSA, tiene que presentarlos usando medios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los PRECAUCION´ electrónicos. Vea Presentación electrónica (e-file), más Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) sean presentados ante la adelante. SSA correctamente y a tiempo. Cómo enviar formularios. Prepare y presente los Formularios Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o responsable de presentar ante la SSA para la fecha de vencimiento en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. un Formulario W-3 (PR) correcto y completo con los Formularios No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3 (PR) al (a los) 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los formularios resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. que el nombre y el EIN sean los mismos que aparecen en el Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si presenta más de una Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del clase de formulario para los impuestos sobre la nómina, presente Empleador; el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios; el Formulario un Formulario W-3 (PR) por separado para cada clase de formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador; o el en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado. No Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de imprima los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuración para Empleados Domésticos, presentados por el empleador o en nombre imprimir en ambas caras del papel. del empleador. Presentación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a todos Cuándo se tiene que presentar el formulario. Si presenta por los empleadores presentar electrónicamente. La presentación medio de papel o electrónicamente, tiene que presentar el electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y asegura la Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3 (PR) a más tardar precisión en los documentos. Si tiene que presentar 10 o más el 31 de enero de 2025 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que presentarlos multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que presente fuera de usando medios electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si plazo. no presenta los formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo haga. Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las fechas de presentación de las declaraciones informativas La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero puertorriqueñas. ! de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al PRECAUCION´ Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que Adónde enviar formularios en papel. Envíe el (los) Formulario(s) disminuyen el límite de declaraciones presentadas 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3 (PR) a: electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria 9972) publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de presentación electrónica para el Formulario W-3 (PR). La página web del BSO de la SSA hace que la presentación electrónica sea fácil al proveer dos maneras para presentar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3 (PR). • Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR o 25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA cuando esté listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario 4 Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) |
Page 5 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. W-3 (PR) o W-3C (PR) automáticamente según los Formularios Las cantidades declaradas en formularios relacionados con 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo. CONSEJO los impuestos sobre la nómina (tales como los Formularios • Si necesita presentar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción Carga de 1040)) deben coincidir con las cantidades declaradas en los archivos de salarios del BSO podría ser la mejor opción de encasillados pertinentes del Formulario W-3 (PR). Si hay presentación electrónica para su negocio u organización. Para diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse con usted. obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar Conserve su información de conciliación para futura referencia. Vea esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2 Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040), más adelante. empleadores sobre la presentación de Formularios W-2), en SSA.gov/employer. Seleccione Publications & Forms (Publicaciones Encasillado a: Clase de pagador. Marque el recuadro que le y formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le para la presentación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), y corresponden dos o más recuadros (a menos que sea luego seleccione el documento correspondiente. Esta información “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”), también está disponible llamando libre de cargos al Centro de envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario Servicio para la Declaración de Empleadores al 800-772-6270 W-3 (PR) por separado. (800-325-0778, si es usuario de equipo TTY). 941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941 y no le Si presenta los formularios por medios electrónicos, corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). ! no presente las mismas declaraciones informativas en Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar PRECAUCION´ papel. este recuadro aunque no esté obligada a presentar el Formulario 941 o el Formulario 944. También marcaría este recuadro si en 2024 Para más información sobre la presentación electrónica de notifica oportunamente al IRS que va a presentar por primera vez el Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3 (PR) ante la SSA, Formulario 941 en vez del Formulario 944. Para más información visite la página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions & sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941 o las Information (Instrucciones e información para empleadores sobre la Instrucciones para el Formulario 944. presentación de Formularios W-2) en SSA.gov/employer. 943. Marque este recuadro si usted es empleador agropecuario y El sistema Presentación electrónica (e-file) ofrecido por la presenta el Formulario 943 y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/ W-2PR para empleados agropecuarios. Para empleados no PRECAUCION´ independiente del sistema de presentación electrónica para ! SSA en su página web del BSO es un sistema agropecuarios, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con empleadores y agentes retenedores ofrecido por el Departamento otro Formulario W-3 (PR), marcando el recuadro correspondiente. de Hacienda de Puerto Rico. Para información sobre los requisitos 944. Marque este recuadro si usted presenta el Formulario 944 y de presentación electrónica de formularios ante el Departamento de no corresponde otra categoría (a menos que sea “compensación Hacienda de Puerto Rico, visite Hacienda.Gobierno.pr. por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Doméstico. Marque este recuadro si usted es un empleador de Exención de presentación electrónica. Si usted tiene el empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para requisito de presentar electrónicamente, puede solicitar una empleados domésticos y no incluyó los impuestos de empleados exención de presentar declaraciones informativas por medios domésticos en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el electrónicos completando el Formulario 8508, Application for a Formulario 944. Waiver from Electronic Filing of Information Returns (Solicitud para la exención de la presentación de declaraciones informativas por Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro medios electrónicos). Presente el Formulario 8508 ante el IRS por lo si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un presentación del Formulario 499R-2/W-2PR. Vea el Formulario 8508 tercero pagador) que presenta el Formulario 499R-2/W-2PR con para información sobre la presentación de este formulario. compensación declarada en el encasillado (“Sueldos”). No 7 marque este recuadro si el tercero pagador presenta el Formulario Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3C (PR), 499R-2/W-2PR y usted solamente presenta un formulario de Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para resumen (en el Formulario 8922; vea la Publicación 15-A para más enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3 (PR) el que es para el Formulario 941), marque ambos recuadros y presentado anteriormente ante la SSA. Para más detalles sobre presente un solo Formulario W-3 (PR) tanto para el Formulario cómo corregir un Formulario W-3 (PR) utilizando el Formulario W-3C 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR (PR), vea las Instrucciones para el Formulario W-3C (PR). correspondiente a un tercero pagador de compensación por Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para enfermedad. información sobre cómo cumplir con los requisitos de presentación Sólo empleados Medicare. Marque este recuadro si se trata de ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente al impuesto del Medicare. Instrucciones Específicas Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos. Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen completados que envía con este Formulario W-3 (PR). No incluya ! exenciones para los impuestos estatales puertorriqueños los Formularios 499R-2/W-2PR nulos. PRECAUCION´ sobre los ingresos no corresponden a los impuestos Encasillado c: Número de identificación del empleador (EIN). federales estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. impuestos sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote en cuenta al completar declaraciones federales estadounidenses de tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941, 943, 944 impuestos personales y de impuestos sobre la nómina. o el Anexo H (Formulario 1040). Vea las secciones 31.6051-1(a)(1) El Formulario W-3 (PR) es leído por máquinas; por lo tanto, (i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. No use el EIN de un escriba a máquina, si es posible, o escriba con letra de imprenta propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado (con cada uno bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3 (PR) junto de los cinco primeros dígitos del número de nueve dígitos sustituido con el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en con un asterisco (*) o con una X). dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00). Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) 5 |
Page 6 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Si usted no tiene un EIN al presentar su Formulario W-3 (PR), impuesto del Seguro Social (encasillados 10 12a 14, y ). El escriba “Applied For” (Solicitado) en el encasillado ; no escriba su c Formulario W-3 (PR) debe incluir los ajustes que se declararon en número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede los Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) sólo obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse del año actual. Si los ajustes declarados en los Formularios 941, sobre Español) o enviando el Formulario SS-4, Solicitud de Número 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) incluyen cantidades de Identificación del Empleador (EIN), por correo o por fax al IRS. correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/ Encasillados d y e: Nombre y dirección del empleador. Anote W-2PR y W-3 (PR) del año actual. el nombre del empleador (el mismo nombre que figura en sus Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040)), número 2. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP, por sus siglas en (encasillados 11 13 y ). Las cantidades indicadas en los Formularios inglés). 941 trimestrales (o los Formularios 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) anuales), que incluyen los ajustes del año actual, Encasillado f: Otro número de identificación del empleador deben ser aproximadamente el doble de las cantidades indicadas usado este año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un en el Formulario W-3 (PR). dueño anterior) en el Formulario 941, 943 o 944 presentado para el año 2024, el cual es distinto al EIN anotado en el encasillado del c Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, Formulario W-3 (PR), anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente, W-3 (PR), 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) a veces no los agentes del empleador anotan el EIN del empleador en el concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá encasillado . Si un agente declara en nombre de más de un f verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en empleador, deje el encasillado en blanco.f caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios. Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y di- rección de email del empleador. Facilite esta información para Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona Información y la Ley de Reducción de Trámites con quien nos podamos comunicar si hubiera alguna pregunta con Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3 (PR) para respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) internos de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y que se solicitan son del empleador. La SSA notificará al empleador cobrar la cantidad correcta de impuesto. La sección 6051 y su por correo electrónico o postal para que corrija y vuelva a presentar reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias los informes a partir de la información facilitada en el Formulario W-3 del formulario de retención a sus empleados, a la Administración del (PR). Seguro Social y al Servicio de Impuestos Internos. La sección 6109 Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la requiere que usted incluya su número de identificación del empleador (EIN). Si no nos provee esta información de manera ! información de su cliente en esos espacios. oportuna o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría PRECAUCION´ estar sujeto a multas. Encasillados 1 a 4 y 6 a 16. Anote las cantidades de los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un este Formulario W-3 (PR). formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites, a menos que el Encasillado 13. Además de incluir la retención del impuesto del mismo muestre un número de control válido de la Office of Medicare, también incluya en este encasillado la cantidad total de la Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto retención del Impuesto Adicional del Medicare, si la hay. Si desea u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relacionados más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, vea con un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados Questions and Answers for the Additional Medicare Tax (Preguntas mientras su contenido pueda ser utilizado en la administración de y respuestas sobre el Impuesto Adicional del Medicare), disponible toda ley tributaria federal. en IRS.gov/ADMTfaqs. Por regla general, las declaraciones de impuestos y toda Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que W-3 (PR), 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se 1040) describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en este Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10 12a 14 , y formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia de todo Formulario W-3 (PR) para el año 2024 con las cantidades en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito correspondientes totales para el año indicadas en los Formularios de Columbia, los estados libres asociados con los Estados Unidos y 941 trimestrales o los Formularios 943, 944 y el Anexo H (Formulario los territorios estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación 1040) anuales. Cuando surgen diferencias entre las cantidades de las leyes tributarias respectivas. Podemos también divulgar la declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) información contenida en este formulario a otros países conforme a presentados ante la SSA y los Formularios 941, 943, 944 y el Anexo un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal H (Formulario 1040) presentados ante el IRS, tenemos que para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a comunicarnos con usted para resolver tales diferencias. agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo. Para reducir las diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR) y los El tiempo que se necesita para completar y presentar este Formularios 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040): formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El • Asegúrese de que las cantidades declaradas en el Formulario tiempo promedio que se estima para completar este formulario es W-3 (PR) para el año 2024 sean los totales correspondientes de los 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud Formularios 499R-2/W-2PR. de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude • Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslo. Puede declaradas en el Formulario W-3 (PR) con las cantidades enviar sus comentarios accediendo a IRS.gov/FormComments. O declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941 puede escribir al Internal Revenue Service, Tax Forms and trimestrales (o los Formularios 943, 944 y el Anexo H (Formulario Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, 1040) anuales) en las siguientes partidas: Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el 1. Los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social, salarios y Formulario W-3 (PR) a esta dirección. En vez de eso, vea Adónde propinas sujetos al impuesto del Medicare y las propinas sujetas al enviar formularios en papel. 6 Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) |
Page 7 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Business Services Online (BSO) has been updated. Additional Future Developments levels of security are now required to access BSO employer For the latest information about developments related to Form W-3 services. If you haven’t updated your credentials since March 25, (PR) and its instructions, such as legislation enacted after they were 2023, you will need to update your credentials as soon as possible, published, go to IRS.gov/FormW3PR. in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services provided by Forms, instructions, and publications in Spanish. To download, BSO without having the new credentials and authentications for your see, or print forms, instructions, and publications available in account. New and current users should allow at least 2 weeks to Spanish, go to IRS.gov/SpanishForms. complete the registration process. For more information, go to the SSA’s website at SSA.gov/bso. What’s New Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those affected Electronic filing of returns. The Taxpayer First Act of 2019, by recent disasters. For more information about disaster relief, go to enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury IRS.gov/DisasterTaxRelief. and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for mandatory electronic filing. Treasury Decision 9972, published Reminders February 23, 2023, amended Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing rules for certain information returns, Due date for filing with the Social Security Administration including Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. (SSA). The due date for filing 2024 Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) with the Social Security Administration (SSA) is January 31, Requirements for Forms W-2. The regulations lowered to 10 the 2025, whether you file using paper forms or electronically. threshold at which you must file certain information returns electronically, including Forms 499R-2/W-2PR. To determine Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject Form whether you must file information returns electronically, add together 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the the number of information returns and the number of Forms following conditions. 499R-2/W-2PR you must file in a calendar year. If the total is at least • Medicare wages and tips are less than the sum of social security 10 returns, you must file them all electronically. The new threshold wages and social security tips; became effective for information returns required to be filed in • Social security tax is greater than zero; social security wages and calendar years beginning with 2024 (tax year 2023 Forms social security tips are equal to zero; and 499R-2/W-2PR). • Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips are equal to zero. Corrected information returns are treated separately and aren’t included in calculating the number of information returns described Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR above. electronic and paper wage reports for household employers will be rejected under the following conditions. Form and publication changes for 2024. Certain changes in • The sum of social security wages and social security tips is less forms and publications for 2024 have been incorporated in these than the minimum yearly earnings subject to social security and instructions as discussed next. Medicare tax withholding for a household employee, and Publications 51, 80, and 179. Information specific to Pub. 51 • The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide; Pub. 80 (Circular earnings subject to social security and Medicare tax withholding for SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, a household employee. Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern If the above conditions occur in a wage report, an error message Mariana Islands; and Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva will alert the submitter to correct the report. If the above conditions Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal tax guide for occur in a paper wage report, the SSA will notify the employer by employers in Puerto Rico), has been included in the 2024 Pub. 15. email or postal mail to correct the report and resubmit it to the SSA. Pub. 51, Pub. 80, and Pub. 179 are no longer available after 2023. A new Spanish-language Pub. 15 (sp) is available for any employer Note. Don’t write “corrected” or “amended” on any resubmitted who prefers Spanish, whether they are located in the United States reports. or any of its territories. Form 941-SS. Beginning with the first quarter of 2024, Form Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax 941-SS is no longer available. Employers in the territories who had Guide. filed Form 941-SS must file Form 941, which has been adapted for Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax their use. Any employer who prefers Form 941 and its instructions in at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Spanish, whether they are located in the United States or any of its Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) territories, can file new Spanish-language Form 941 (sp). wages or compensation it pays to an employee in excess of MSRRA changes. The Veterans Auto and Education Improvement $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin Act of 2022, P.L. 117-333, section 18, enacted January 5, 2023, withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it changed the residency rules for tax purposes for civililan spouses of pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee servicemembers. Civilian spouses no longer need to have had the and continue to withhold it until the end of the calendar year. same tax residence as the servicemember before relocating in order Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is to keep their prior residence. In addition, for any tax year of their no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and marriage, servicemembers and their civilian spouses may elect to compensation that are subject to Medicare tax are subject to use the residence of the servicemember, the residence of the Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the spouse, or the permanent duty station of the servicemember, $200,000 withholding threshold. regardless of the date on which the marriage of the spouse and the For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ servicemember occurred. Go to Military Spouses Residency Relief ADMTfaqs. Act (MSRRA) for more information. Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Form W-3C (PR) has been updated. Updated Form W-3C (PR) Additional Medicare Tax. was released on August 16, 2023. The form has a revision date Business Services Online (BSO). (Rev. 8-2023) to the right of the bold W-3C (PR). Editorial updates CAUTION: Business Services Online (BSO) has been updated. were made to align the correction form with the current Form W-3 Additional levels of security are now required to access BSO (PR). employer services. If you haven’t updated your credentials since March 25, 2023, you’ll need to update your credentials as soon as possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/ Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) 7 |
Page 8 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services Puerto Rico Department of the Treasury provided by BSO without having the new credentials and P.O. Box 9024140 authentications for your account. New and current users should San Juan, PR 00902-4140 allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more information, go to the SSA’s website at SSA.gov/bso. To locate your local Centros de Servicio al Contribuyente de The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier Hacienda (Hacienda Taxpayer Service Center), go to to register and navigate. Use BSO’s online fill-in forms to create, Hacienda.Gobierno.pr and click on Contáctenos (Contact us). save, and submit Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR to the SSA electronically. BSO lets you file these forms with state or Need Help? local governments, distribute to your employees, and keep for your records. BSO generates Form W-3 (PR) automatically based on Help with e-filing. If you have questions about how to register or your Forms 499R-2/W-2PR. You can also use BSO to upload wage use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to files to the SSA, check on the status of previously submitted wage speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours reports, and take advantage of other convenient services for of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 5:30 p.m., employers and businesses. Visit the SSA’s Employer W-2 Filing Eastern time. You may also write to employerinfo@ssa.gov for Instructions & Information website at SSA.gov/employer for more assistance. If you experience problems using any of the services information about using BSO to save time for your organization. Here within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems you’ll also find forms and publications used for wage reporting, operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s information about verifying employee social security numbers online, Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call how to reach an SSA employer services representative, and more. 212-264-3455 (not a toll-free number). Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to Employment tax information. Detailed employment tax TIP SSA.gov/employer/bsotut.htm. information is given in: • Pub. 15, Employer’s Tax Guide; • Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide; Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be • Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits; required to report wages and taxes on a form different from the form • Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide; and you generally use if an employee claims residence or domicile under • Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, and its MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the instructions. District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the You can also obtain more information on employment taxes by Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes. Islands. Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember How To Get Forms and Publications (civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember Internet. You can access IRS.gov 24 hours a day, 7 days a week, spouse, who is relocating under military orders, to a new military to: duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a • Download, view, and order tax forms, instructions, and U.S. territory. publications; For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but • Research your tax questions online; properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, • See answers to frequently asked tax questions; their income from services wouldn’t be taxable income for Puerto • Search publications online by topic or keyword; Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and • View Internal Revenue Bulletins published in the last few years; remitted to the IRS. State and local income taxes may need to be • Sign up to receive local and national tax news by email; and withheld and remitted to state and local tax authorities. You should • View Tax Topics that provide you information on federal and other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these consult with state, local, or U.S. territory tax authorities regarding topics, visit IRS.gov/TaxTopics. Look for “900” series topics, which your withholding obligations under MSRRA. provide information for residents of Puerto Rico. However, for any taxable year of the marriage, the You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/ servicemember and the civilian spouse may elect to use the OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/Tax- residence of the servicemember, the residence of the spouse, or the Law-Questions. permanent duty station of the servicemember for purposes of taxation, regardless of the date on which the marriage of the spouse Don’t file Forms W-3 (PR) printed from IRS.gov with the and the servicemember occurred. ! SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the official In the previous example, the spouse would be allowed to elect to CAUTION red-ink versions (or approved substitute versions) of Form use the same residence as, or the permanent duty station of, the W-3 (PR). For information about electronic filing, see Electronic filing servicemember. (e-file), later. Severance payments. Severance payments are wages subject to Walk-in. You can make an appointment to visit our Taxpayer social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. Assistance Centers (TACs) in the following locations: 15, Special Rules for Various Types of Services and Payments, severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax City View Plaza II Bldg. Act (FUTA) tax. 48 Carr. 165 km. 1.2 Guaynabo, PR 00968-8000 Information about state tax requirements for employers. If you’re an employer in Puerto Rico, contact the Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de Hacienda de Puerto DASE Building Rico) by sending a message through your account in Sistema Los Frailes Industrial Park Unificado de Rentas Internas (Internal Revenue Unified System Ave Esmeralda Calle C #475 (SURI)) or by calling 787-622-0123 and choosing option 5. Send any Guaynabo, PR 00969 correspondence to: Boulevard Plaza 3 Nicanor Vázquez Suite 220 Humacao, PR 00791 8 Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) |
Page 9 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15 Where to file paper forms. Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the 349 Avenida Hostos entire page of Form W-3 (PR) to: Mayagüez, PR 00680 If you mail Form W-3 (PR) using... Then use the following address: Business Unit 2050 Ponce Bypass #312 Regular mail Social Security Administration Ponce, PR 00716-1921 Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 To make an appointment in any of the above locations, you may call Certified mail Social Security Administration 844-545-5640. The hours of operation are Monday through Friday Direct Operations Center from 8:30 a.m. to 4:30 p.m. Wilkes-Barre, PA 18769-0002 An IRS-approved private delivery Social Security Administration service Direct Operations Center General Instructions Attn: W-2 Process Purpose of form. Use Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 1150 E. Mountain Dr. Wilkes-Barre, PA 18702-7997 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3 (PR) for the correct year and also keep a copy of Form W-3 (PR) for your records. Form W-3 (PR) isn’t used for meeting the filing requirements with Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information on TIP services. these requirements, go to Hacienda.Gobierno.pr. Don’t use these forms to report wages subject to U.S. Don’t send cash, checks, money orders, or other forms of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) ! income tax withholding. If you report this type of wages, use CAUTION! that you submit to the SSA. Employment tax forms (for CAUTION Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld as well as any other applicable employment taxes. See the General example, Form 941, 943, or 944) and remittances must be sent to Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to the IRS. report income subject to U.S. income taxes. If you’re required to file 10 or more Forms 499R-2/W-2PR Who must file Form W-3 (PR). Employers and other payers must ! with the SSA, you must e-file them. See Electronic filing file Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. CAUTION (e-file), later. Household employers. You must file a Form W-3 (PR) even if Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. either alphabetically by employees’ last names or numerically by On Form W-3 (PR), check the “Household” box in box a. For more employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form W-3 information, see Schedule H (Form 1040) and its separate (PR) to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to instructions. You must have an employer identification number (EIN). each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in See Box c: Employer identification number (EIN), later. a flat envelope. If you file more than one type of employment tax Who may sign Form W-3 (PR). A transmitter or sender (including form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) separate Form W-3 (PR) for each same type and send them in may sign Form W-3 (PR) (or use its personal identification number separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the double-sided printer setting. sender satisfies both of the following. Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to • It’s authorized to sign by an agency agreement (whether oral, e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure written, or implied) that’s valid under state law, and accuracy. If you’re required to file 10 or more Forms 499R-2/W-2PR • It writes “For (name of payer)” next to the signature (Form(s) W-3 with the SSA, you must e-file them. You may incur a penalty if you fail (PR) that’s filed on paper only). to e-file when required. Use of a reporting agent or other third-party payroll service The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019, ! provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to ! authorized the Department of the Treasury and the IRS to CAUTION ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to CAUTION issue regulations that reduce the threshold for mandatory employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) are filed electronic filing. Treasury Decision 9972, published February 23, with the SSA, correctly and on time. 2023, amended Regulations section 301.6011-2 to change the If an authorized sender signs for the payer, the payer is still electronic filing rules for Form W-3 (PR). responsible for filing with the SSA, when due, a correct and The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two complete Form W-3 (PR) and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3 (PR). subject to any penalties that result from not complying with these • If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or requirements. Be sure that the payer’s name and employer fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create identification number (EIN) are the same as those used on Form them online. BSO guides you through the process of creating Forms 941, Employer’s QUARTERLY Federal Tax Return; Form 943, 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees; submitting them to the SSA when you’re ready. You don’t have to Form 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax Return; or Schedule H wait until you’ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/ (Form 1040), Household Employment Taxes, filed by or for the W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO employer. generates Form W-3 (PR) or W-3C (PR) automatically based on When to file. Regarless of whether you file on paper or your Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR. electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form • If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more W-3 (PR) with the SSA by January 31, 2025. You may owe a penalty than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s “file upload” feature might for each Form 499R-2/W-2PR you file late. be the best e-filing method for your business or organization. To obtain file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing Note. Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain Instructions & Information website at SSA.gov/employer, select the filing dates for Puerto Rican information returns. Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) 9 |
Page 10 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. appropriate document. This information is also available by calling 944. Check this box if you file Form 944 and no other category the SSA’s Business Services Branch at 800-772-6270 (except “third-party sick pay”) applies. (800-325-0778 (TTY)) (toll free). Household. Check this box if you’re a household employer If you file electronically, don’t file the same information sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you didn’t include the household employee’s taxes on Form 941, 943, or ! returns using paper forms. 944. CAUTION Third-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR pay payer (or are reporting sick pay payments made by a third party) and Forms W-3 (PR) with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2 filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer. box 7 (“Wages”). Don’t check this box if the third-party payer is filing The SSA’s BSO e-filing system (see Electronic filing (e-file)), Form(s) 499R-2/W-2PR and you’re only filing a recap form (on Form 8922; see Pub. 15-A for more details). If more than one box applies ! is an independent system from the electronic filing program (for example, this box and the Form 941 box), check both boxes and CAUTION offered by the Puerto Rico Department of the Treasury for employers and withholding agents. For more information on the filing file a single Form W-3 (PR) for the regular and third-party sick pay requirements for using the Puerto Rico Department of the Treasury’s Form(s) 499R-2/W-2PR. electronic filing system, visit Hacienda.Gobierno.pr. Medicare employees only. Check this box if you’re a government agency with employees subject only to Medicare tax. Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can request a waiver from this requirement by filing Form 8508, Application for a Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter Waiver from Electronic Filing of Information Returns. Submit Form the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form sending with this Form W-3 (PR). Don’t count void Forms 499R-2/ 499R-2/W-2PR. See Form 8508 for information about filing this form. W-2PR. Making corrections. Use Form W-3C (PR), Transmittal of Box c: Employer identification number (EIN). Enter the Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same (Corrected withholding statement), or to make corrections to a number you used on Form 941, 943, 944, or Schedule H (Form previously filed Form W-3 (PR) with the SSA. For more details on 1040). See Regulations sections 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and how to correct a Form W-3 (PR) using Form W-3C (PR), see the 301.6109-4(b)(2)(iv). Don’t use a prior owner’s EIN. An employer’s Instructions for Form W-3C (PR). EIN may not be truncated (with each of the first five digits of the nine-digit number replaced with an asterisk (*) or an X). See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more information on how to meet the filing requirements with the Puerto If you don’t have an EIN when filing Form W-3 (PR), enter Rico Department of the Treasury. “Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number, Specific Instructions to the IRS. Certain laws enacted in Puerto Rico that provide exemptions Boxes d and e: Employer’s name and address. Enter the employer’s name (same name as shown on your Forms 941, 943, ! from Puerto Rico state income taxes don’t apply for 944, or Schedule H (Form 1040)), street address, city, state, and ZIP CAUTION purposes of U.S. federal income tax as well as U.S. federal employment taxes. These exemptions can’t be considered when code. completing U.S. federal individual and employment tax returns. Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN Form W-3 (PR) is read by machines, so type entries, if possible, (including a prior owner’s EIN) on Form 941, 943, or 944 submitted or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3 (PR) for 2024 that’s different from the EIN reported in box c on Form W-3 with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the (PR), enter the other EIN used. Agents generally report the dollar sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one (00000.00). employer, leave box f blank. Amounts reported on related employment forms (for Employer’s contact person, telephone number, fax number, TIP example, Form 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944, or and email address. Include this information for use by the SSA if Schedule H (Form 1040)) should agree with the amounts any questions arise during processing. The name of a contact reported in the pertinent boxes of Form W-3 (PR). If there are any person must be provided in case there are any questions in regard to differences, you may be contacted by the IRS and the SSA. Retain the form during processing. The employer’s phone number, fax your reconciliation information for future reference. See Reconciling number, and email address need to be provided. The SSA will notify Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944, and Schedule H the employer by email or postal mail to correct and resubmit reports (Form 1040), later. from the information provided on Form W-3 (PR). Payroll service providers need to enter their client’s Box a: Kind of payer. Check the box that applies. Check only one ! information for these fields. box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If more than CAUTION one box applies (except for “third-party sick pay”), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR). Boxes 1–4 and 6–16. Enter the amounts from the corresponding 941. Check this box if you file Form 941 and no other category totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form (except “third-party sick pay”) applies. A church or church W-3 (PR). organization should check this box even if it isn’t required to file Form Box 13. Apart from the Medicare tax withheld, also include in this 941 or Form 944. You would also check this box if in 2024 you timely box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For notify the IRS of filing Form 941 for the first time instead of Form 944. more information about Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ For more information in regard to this, refer to the Instructions for ADMTfaqs. Form 941 or the Instructions for Form 944. 943. Check this box if you’re an agricultural employer and file Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), Form 943 and you’re sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural 941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040) employees. For nonagricultural employees, send their Form(s) Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR), checking the 2024 Forms W-3 (PR) with their respective amounts from the yearly appropriate box. totals of the quarterly Forms 941, or annual Forms 943, 944, and 10 Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) |
Page 11 of 11 Fileid: … s/iw-3(pr)/2024/a/xml/cycle04/source 14:20 - 20-Feb-2024 The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing. Schedule H (Form 1040). When there are discrepancies between amount of tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) filed wage and tax statements to employees, the Social Security with the SSA and Forms 941, 943, 944, and Schedule H (Form Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 1040) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the requires you to provide your employer identification number (EIN). discrepancies. Failure to provide this information in a timely manner, or providing false or fraudulent information may subject you to penalties. To reduce the discrepancies between amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR), and Forms 941, 943, 944, You are not required to provide the information requested on a and Schedule H (Form 1040): form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form • Be sure that the amounts on Form W-3 (PR) are the total amounts displays a valid OMB control number. Books or records relating to a from Form(s) 499R-2/W-2PR. form or its instructions must be retained as long as their contents • Reconcile Form W-3 (PR) with your four quarterly Forms 941 (or may become material in the administration of any Internal Revenue annual Forms 943, 944, and Schedule H (Form 1040)) by comparing law. amounts reported for: Generally, tax returns and return information are confidential, as 1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social required by section 6103. However, section 6103 allows or requires security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3 (PR) should include the Internal Revenue Service to disclose or give the information Form 941 or Forms 943, 944, or Schedule H (Form 1040) shown on your tax return to others as described in the Code. For adjustments only for the current year. You can’t report on the current example, we may disclose your tax information to the Department of year Form W-3 (PR) adjustments from Forms 941, 943, 944, or Justice for civil and/or criminal litigation, and to cities, states, the Schedule H (Form 1040) that include adjustment amounts for a prior District of Columbia, and U.S. commonwealths and territories for use year. in administering their tax laws. We may also disclose this information 2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to amounts shown on the four quarterly Forms 941 (or annual Form enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement 943, Form 944, or Schedule H (Form 1040)), including current year and intelligence agencies to combat terrorism. adjustments, should be approximately twice the amounts shown on The time needed to complete and file this form will vary Form W-3 (PR). depending on individual circumstances. The estimated average time Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this 943, 944, or Schedule H (Form 1040) may not match for valid time estimate or suggestions for making this form simpler, we would reasons. If the amounts don’t match, you should determine that the be happy to hear from you. You can send your comments from reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are IRS.gov/FormComments. Or you can write to the Internal Revenue inquiries from the IRS or the SSA. Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Don’t send Form(s) Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask for 499R-2/W-2PR or W-3 (PR) to this address. Instead, see Where to the information on Form W-3 (PR) to carry out the Internal Revenue file paper forms, earlier. laws of the United States. We need it to figure and collect the right Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR) 11 |